Interne communicatie verbeteren? 10 concrete tips voor iedere organisatie

Binnen organisaties is een goede interne communicatie onmisbaar. Maar wat is interne communicatie eigenlijk? Hoe maak je hiermee het onderscheid? En hoe zorg je ervoor dat dit zo soepel mogelijk verloopt? In dit artikel komen er een tiental concrete tips aanbod die jij kunt gebruiken om jouw interne communicatie binnen een organisatie te verbeteren.

Wat is interne communicatie?

Interne communicatie omvat alle vormen van communicatie binnen een organisatie. Binnen een organisatie kan er op 3 manieren worden gecommuniceerd:

  • Top-down communicatie, van management naar medewerker. Kenmerken van deze manier van communiceren zijn: organisatie doelstellingen zijn vroegtijdig bepaald, inflexibiliteit (medewerkers hebben taken uit te voeren binnen het regime van het management), gebrek aan motivatie bij werknemers.
  • Bottom-up communicatie, van medewerkers naar management. Deze stijl van communicatie kenmerkt zich door: hoge motivatie onder de medewerkers, gebrek aan lange termijn visie, medewerkers voelen zich gewaardeerd.
  • Laterale communicatie, communicatie binnen hetzelfde hiërarchische niveau van een organisatie (horizontale communicatie). De communicatie die op dit niveau plaats vind is in tegenstelling tot de twee bovenstaande communicatiestromen vaak minder van instructieve aard.

Verschillende organisaties vragen ook om verschillende manieren van communiceren. Er is dus ook geen right or wrong wat dat betreft. Belangrijk is om een manier van communiceren te kiezen die voor jouw organisatie het beste werkt, de medewerkers het gelukkigst van worden en de beste resultaten mee worden geboekt.

Waarom is goede interne communicatie belangrijk voor een goede bedrijfsvoering?

Effectieve communicatie is een van de belangrijkste factoren voor een goed functionerend bedrijf. Goede interne communicatie zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan tussen managers en medewerkers. Voor organisaties met groot verschil in bedrijfshiërarchie of medewerkers die verblijven in binnen of buitenland, is er een gezamenlijke, doelgerichte communicatie aanpak nodig om werkzaamheden optimaal op elkaar af te stemmen.

Soepele interne communicatie gaat hand in hand met tevreden werknemers op de werkvloer. Tevreden werknemers zijn niet alleen productiever (hier over meer in de Blog: Intranet & Productiviteit) maar zullen ook minder snel de organisatie verlaten. ‘Jobhoppen’ begint de afgelopen jaren steeds meer een trend te worden. Medewerkers zijn minder geneigd om langdurig dezelfde baan te hebben en gaan dus eerder opzoek naar een nieuwe uitdaging in een nieuwe omgeving.

Dit levert de nodig nadelen op voor de werkgever. Naast het feit dat onboarding van nieuwe werknemers enige tijd kost zijn deze in de begin periode niet maximaal productief zijn. Vandaar dat bedrijven goede medewerkers graag binnen boort houden. Goede interne communicatie draagt bij aan het gevoel van waardering en erkenning. Dit is een aspect waar elke medewerker naar opzoek is in zijn baan volgens A. Maslow. De Theorie van A. Maslow is een ordening van de behoefte van de mens gerangschikt op een hiërarchische manier.

Interne communicatie

Interne communicatie verbeteren aan de hand van 10 tips

1. Vertel waarom je iets gaat doen

Transparante communicatie naar je medewerkers draagt bij aan de productiviteit van je medewerkers. Als je medewerkers op de hoogte zijn waarom bepaalde activiteiten uitgevoerd moeten worden zullen zij zich ook meer gaan inzetten om dit te realiseren. Een heldere visie motiveert de werknemers. Wanneer de werkgever duidelijk zijn identiteit en visie profileert zullen werknemers hem/haar meer gaan zien als een rolmodel. Interne communicatie zorgt ervoor dat werknemers de visie en missie kennen en deze ook uitdragen in het contact met de klant.

2. Weet waar wiens verantwoordelijkheden liggen

Binnen een organisatie is het van belang om de verantwoordelijkheden duidelijk verdeeld te hebben. Dit ontzorgt de werkgever omdat deze bepaalde verantwoordelijkheden heeft gedelegeerd. Daarnaast draagt het bij aan de zelfstandigheid en het gevoel van waardering (daar is ie weer!) van de werknemers. Zij worden toevertrouwd met een stukje werkzaamheden waar zij zorg voor dragen. Kies hiervoor de juiste mensen uit en stel de verantwoordelijkheden goed af. Met een juiste verdeling voorkom je ruis op de lijn, hetgeen bijdraagt aan goede interne communicatie.

3. Geef iemand de verantwoordelijkheid over het interne communicatie proces

Benoem binnen je organisatie duidelijk een persoon of een bepaalde afdeling die verantwoordelijk is voor het interne communicatie proces. Het beste kun je hier een enthousiast, gemotiveerd persoon voor aanwijzen die ook in staat is anderen aan te sporen. Iemand die hier affiniteit mee heeft zou een community manager kunnen zijn. Met zijn expertise op social media gebied ademt hij de visie van de organisatie. Hij is in staat deze visie extern (benadering van suspects via social media) te profileren en zou ook intern hierin een belangrijke rol in kunnen spelen.

4. Geef een vraag feedback

In organisaties waarbinnen een strakke hiërarchische structuur heerst gebeurt de communicatie voornamelijk top-down. Het management moet echter niet de enige afdeling zijn die intern communiceert. Meestal zitten de medewerkers vol met creatieve ideeën en kennis van de specifiekere processen binnen de organisatie. Het is zonde om deze kennis onbenut te laten. Naast het feit dat er vaak de nodige goede ideeën tussen zitten draagt het horen van hun feedback ook bij aan het gevoel van waardering (Ta-Da) vanuit de organisatie.

5. Maak interne communicatie onderdeel van je organisatiestrategie

Wanneer de basis facetten van jullie interne communicatie beleid verankerd liggen in de organisatie strategie worden medewerkers vanaf dag 1 gestuurd richting de communicatie normen van jullie organisatie. Deze interne communicatie etiketten zullen sneller worden opgepikt door nieuwe medewerkers en zullen voor de rest van hun dienstverband worden nagestreefd.

6. Vergeet niet je successen te vieren

Successen binnen de organisatie zijn een mooie kans om de waardering (Boem-chakalaka) naar je medewerkers uit te spreken. Maak je medewerkers onderdeel van het succes van je organisatie, strijk niet zelf met alle eer maar geef een ieder de credits die hij/zij verdient.

Daarnaast creëer je, door hier een momentje van te maken, gevoel van betrokkenheid bij je werknemers. Door transparante interne communicatie zijn zij op de hoogte van de successen van de organisatie. Dit houdt je medewerkers gemotiveerd om er samen met jou er het maximale uit te halen.

7. Voorkom een overschot aan informatie

Door de technologische ontwikkelingen van het afgelopen decennia is het een stuk gemakkelijker om een boodschap snel binnen een organisatie te verspreiden. Hier zitten natuurlijk veel voordelen aan, echter schuilt er ook een gevaar in. Door deze laagdrempeligheid voor het verspreiden van berichten is het belangrijk dat er in ogenschouw wordt genomen dat medewerkers niet worden overspoelt met informatie.

‘het geheim van goede interne communicatie is de juiste boodschap op de goede manier via het juiste kanaal op het goede moment’

Afbeeldingen, infografics, nieuwsartikelen, pols, video’s en nieuwsbrieven zijn allemaal goede manieren om informatie te delen. Overspoel je medewerkers echter niet met informatie, dit werkt averechts. Vindt hierin de juiste balans en structuur, zo komt jouw boodschap het beste over.

8. Breng de juiste mensen met elkaar in contact

Organisaties bestaan vaak uit verschillende afdelingen en teams. De werkzaamheden die deze verrichten zijn vaak heel verschillend van aard. Breng deze afdelingen is met elkaar in contact, op deze manier creëer je meer cohesie binnen je organisatie en voorkom je dat elke afdeling een apart eilandje wordt. Een sparrings-of-brainstormstessie kan zomaar leiden tot nieuwe inzichten of ideeën.

9. Communicatie is Key

Het structureel blijven communiceren met je medewerkers is van essentieel belang voor goede interne communicatie. Op deze manier voorkom je miscommunicatie of conflicten binnen de organisatie. Voer wekelijkse communicatie momenten in via een nieuwsbrief of andere vorm die jij geschikt vindt passen bij jou organisatie. Zo houdt je je medewerkers op een transparante manier betrokken bij je organisatie. Daarnaast is het van belang dat je ook je medewerkers zelf de kans geeft om input te leveren binnen de organisatie. Geef ze de kans om over bepaalde zaken, die direct/indirect in verband staan met hun functie, mee te denken en wie weet komen hier wel hele creatieve oplossingen uit voort.

10. Ga opzoek naar hulpmiddelen/tools om je interne communicatie te verbeteren

Een digitale werkplek, een sociaal intranet of een communicatie applicatie zijn allemaal handvaten die je als organisatie kunt aanpakken om je interne communicatie te verbeteren. Deze kunnen interne communicatie tot een smooth, gemakkelijk proces maken waarbij medewerkers in binnen en buitendienst direct met elkaar in contact staan.

Mocht je als organisatie over willen gaan tot een online communicatie platform houdt dan altijd rekening met de functionaliteiten en gebruikersvriendelijkheid ervan. Medewerkers moeten wel instaat zijn de nieuwe interne communicatie tool te gaan gebruiken zonder eerst een vuistdikke handleiding te moeten doorlezen.

Begin met een analyse van wat je hebt en ga na op welke manier software kan bijdragen aan verbetering hiervan. Het digitaliseren van een aantal papier-intensieve processen kan bijdrage aan minder administratieve rompslomp. Maar ook processen als het aanvragen van verlof, het regelen van bedrijfskleding of aanvragen van een gesprek kunnen allemaal via een digitaal communicatie platform worden geregeld.

Verandering in communicatie: Tips voor 2020

Ook in 2020 staan er ons veel ontwikkelingen op het gebied van interne communicatie te wachten. De generaties Y (35%) en X (35%) vertegenwoordigen samen 70% van de wereldwijde arbeidsmarkt, ook de nieuwe generatie (generatie Z) heeft een arbeidsmarktaandeel van 24%. Mede door de ontwikkeling van deze nieuwe generatie is de manier van communiceren de afgelopen 10 jaar nog nooit zó snel veranderd. Deze omslag vraagt anno 2020 om een nieuwe manier van intern communiceren. De toekomstige generatie klopt aan de deur, dit vraagt om een verandering op het gebied van interne communicatie. Hieronder volgen een 5-tal trends waarmee jij jouw interne communicatie naar een hoger niveau tilt:

1. Mobiele suprematie

Gemiddeld brengt de Nederlander 2 uur en 38 minuten per dag op zijn mobiele telefoon door. In 2019 brachten Nederlanders voor het eerst meer tijd door op het internet als achter de televisie. Sinds 2016 is het internet verkeer via mobiele telefoons & tablets zelfs al groter als het verkeer via de desktop. De cijfers liegen er niet om, als je anno 2020 medewerkers of collega’s wilt bereiken met intern nieuws, dan heeft dit het meeste succes als de berichten naar hun mobiele device worden verzonden. Om je bereik nog groter te maken kun je je device-loze medewerkers bijvoorbeeld betrekken door middel van narrowcastingschermen.

2. Direct informeren

Dagelijks krijgen onze hersenen en hele hoop informatie te verwerken. Uit onderzoek is gebleken dat mensen maar maximaal 4 taken tegelijk kunnen onthouden. Alles tegelijk onthouden is dus geen optie. Daarnaast kunnen we het ons ook niet veroorloven om op dagelijkse basis bezig te zijn met een zoektocht naar dat ene bericht of document wat we nodig hebben. Het wordt daarom steeds belangrijker om medewerkers op een efficiënte manier naar de juiste informatie te leiden. Om dit te bereiken is laagdrempelige toegang nodig tot een platform dat ál je medewerkers bereikt een basisbehoefte. Zo kun je je medewerkers direct informeren. Zorg dat de informatie hen vindt zodat zij niet onnodig hoeven te zoeken.

3. Weg met de infromatie-overload

Direct informeren betekend echter niet dat je een constante stroom aan informatie naar je medewerkers moet sturen. Tijdens een werkdag leidt een continue stroom aan informatie af van het werk en daalt mede hierdoor de productiviteit. Met onderstaande tips kun je voorkomen dat je werknemers aan ‘infobesitas’ gaan lijden:

  • Dring ‘corporate spam’ terug.
  • Stuur relevante informatie naar gesegmenteerde medewerkersgroepen.
  • Gepubliceerde informatie moet uit kleine brokjes bestaan: Bite size is the right size.

4. Interactief, vermakelijk en visueel

Door de stijging van millennials en generatie Z op de werkvloer veranderd de wereld van de interne communicatie. Zij zijn online zeer actief en zitten niet te wachten op langdradige nieuwsbrieven of saaie artikelen. Deze nieuwe generatie is opzoek naar een uitdagend sociaal medium, het niet is voor niks dat 93% van deze generaties actief is op ten minste één social media platform. Wat maakt het nu dat deze generatie zich zo aangetrokken voelt tot deze kanalen? Ze zijn interactief en visueel ingesteld. Wil je dus dat jouw nieuws echt binnenkomt bij deze generatie gebruik dan storytelling, infografics, video’s en omarm gamification.

5. Big Data

Meten is weten, in de hedendaagse tijd wordt er op allerlei manieren data verzameld. Zoveel data dat je vaak door de bomen het bos niet meer ziet. Big data is alleen nuttig wanneer je het daadwerkelijk kunt omzetten in zinvolle resultaten, anders voedt je slechts de informatie-overload onder je medewerkers. Dit werkt averechts en draagt op zijn beurt weer bij aan verminderde productiviteit onder je medewerkers. Wanneer een organisatie big data echter weet om te zetten in nuttige insights en deze informatie laagdrempelig en efficiënt wordt gedeeld met de medewerkers, kan dit leiden tot een hogere kwaliteit van het werk, verbetering van de productiviteit en een afname van het ongewenst personeelsverloop.

Conclusie

Elk jaar is het weer een opgave om up-to-date te blijven op het gebied van interne communicatie. Met de nieuwe generaties in aan tocht is het tijd om interne communicatie op een innovatieve manier te zenden. Vermijdt een informatie-overload en zorg dat relevante informatie terecht komt bij de juiste mensen. Wanneer deze informatie op een innovatieve manier binnenkomt bij de ontvanger zal de medewerkersbetrokkenheid toenemen. COMTO is een interne communicatie app die kan helpen bij het verbeteren van uw interne communicatie, lees hieronder meer over de toepasbaarheid binnen uw organisatie.

Hoe COMTO kan bijdragen aan het verbeteren van interne communicatie?

De COMTO applicatie is een interne communicatie tool die bedrijfscommunicatie digitaliseert. Door de belangrijkste bedrijfsprocessen digitaal toegankelijk te maken voor de medewerkers vergemakkelijk je deze activiteiten zowel voor werknemer als voor werkgever. Medewerkers kunnen nu op alle locaties via de online omgeving in contact komen met het management, waardoor de input vanuit de werknemer meer impact heeft.

Andersom heeft het management nu ook de handvatten om de haar medewerkers direct te bereiken. Dit is mogelijk in de vorm van groepen of 1-op-1 doormiddel van een chatbericht. De interne communicatie van jou organisatie zou hiermee dus in een stroomversnelling kunnen komen wat de effectiviteit ervan ten goede komt.

Met de interne communicatie app COMTO voorkom je ruis op de lijn of bedrijfsmisverstanden over bijvoorbeeld de aanvraag van verlof of de ondertekening van bedrijfsdocumenten. De interne communicatie wordt naar een hoger niveau getild en wordt weergeven in een fancy digitale omgeving die vormbaar is naar de wensen van u organisatie.

Het onboardingsproces van nieuwe medewerkers krijgt een boost met de Intranet App COMTO doordat nieuwe medewerkers via de verschillende modules direct toegang hebben tot de belangrijkste organisatieprocessen. De betrokkenheid tussen collega’s wordt ook gestimuleerd door inzicht in het smoelenboek en de mogelijkheid tot het sturen van een privébericht. Daarnaast biedt de voor een ieder beschikbare tijdlijn de mogelijkheid voor medewerkers en management om berichten/meldingen inzichtelijk te maken voor de gehele organisatie. Hiermee hoeven medewerkers nooit meer iets te missen op het gebied van interne communicatie.

(Voor meer informatie over de COMTO applicatie en de toepasbaarheid ervan voor uw organisatie, bekijk dan de Interne Communicatie App COMTO.)

VRAAG GRATIS EEN DEMO AAN