7 tips voor het beheersen uw personeelsverloop

Personeelsverloop

Personeelsverloop wordt door bedrijven zeer verschillend aangepakt. Waar sommige bedrijven er alles aan doen om medewerkers te behouden biedt Amazon medewerkers aan het eind van elk jaar een vertrekbonus van €5.000,- euro aan. Voel jij je niet op je plaats binnen het bedrijf dan word jij aan het eind van jaar gemotiveerd om je spullen te pakken. Een hoog personeelsverloop is hier inherent aan. Daartegenover staat wel dat je de gemotiveerde werknemers (die niet bereid zijn je bedrijf voor een beetje geld te verlaten) behoudt. Onder personeelsverloop worden alle medewerkers verstaan die in de loop van tijd de organisatie verlaten door ontbinding van de arbeidsovereenkomst.  Dit kan zowel vrijwillig als gedwongen zijn. Hierom kan personeelsverloop worden opgedeeld in 2 categorieën:

  • Ongewenst personeelsverloop, in het geval van hoge prestaties en lastig overbrengbare kennis word er gesproken over ongewenst/disfunctioneel personeelsverloop.
  • Gewenst personeelsverloop, bij lage prestaties en weinig overbrengbare tastbare kennis is er spraken van gewenst/functioneel personeelsverloop.

Ongewenst personeelsverloop

Elke organisatie kent het risico van het verliezen van goed presterend personeel. Dit lijdt binnen organisaties dan ook tot de nodige zorgen. Hier volgt een voorbeeld: Sem Sales speelt een belangrijke sales rol binnen de organisatie, hij weet grote klanten aan de organisatie te binden. Sem beschikt over veel product en saleskennis, is zeer winstgevend, nooit ziek en geliefd binnen de organisatie. Zodoende heeft hij zich ontwikkeld tot een belangrijke steunpillaar van de gehele sales afdeling.

Wat zijn de gevolgen voor de organisatie wanneer Sem besluit te vertrekken? In de eerste plaats zullen er verschillende kosten ontstaan. Er moet een vacature worden uitgezet, vervanging worden gezocht, kennis worden overgedragen en een exitgesprek worden gehouden. Daarnaast moet het inwerktraject van de nieuwe medewerker goed worden ondersteund door een effectief onboarding programma. Maar ook op langer termijn kan dit gevolgen hebben voor de organisatie, de gehele sales afdeling kan onder druk komen te staan vanwege onhaalbare targets. Dit kan in het ergste geval leiden tot gedemotiveerde medewerkers, hoger verzuimratio en nog meer ongewenst verloop.

Gewenst personeelsverloop

Eerder werd ook al genoemd dat bij uitstroom van gewenst personeel bedrijven relatief weinig kennis verliezen. Daarnaast presteerde deze medewerker waarschijnlijk lager dan gemiddeld had hij geen grote assets of resources en gaat er dus eigenlijk weinig toegevoegde waarde voor de organisatie verloren. De kosten die hierbij komen kijken zijn dus op korte termijn beperkt. Op langer termijn kan er zelf winst worden behaald uit gewenst personeelsverloop.

Er is dus nogal een verschil voor organisaties tussen gewenst en ongewenst verloop. Maar is het verschil hiervan voor een organisatie te onderscheiden. Hier ligt voor organisaties vaak de crux, het is namelijk niet altijd duidelijk waarom personeelsleden de organisatie verlaten, daarnaast is de reden waarom vaak ook een vraagteken. Een andere issue waar organisaties mee worstelen is het feit dat er vaak maar één uitstroompercentrage wordt benoemd. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen gewenst en ongewenst personeelsverloop. Dit is wel opmerkelijk, de cijfers samen geven namelijk geen valide beeld van het verloop. Vandaar is de eerste tip voor een organisatie om beide cijfers afzonderlijk onder de loep te nemen.

Een tweede tip voor jouw organisatie is het vinden van een gezonde balans in het personeelsverloop. Bij de ene organisatie is niks aan hand wanneer er een jaarlijkse uitstroom is van 25%, voor een andere organisatie zou dit funest zijn. Uiteindelijk zal elke organisatie moeten zoeken naar een gezonde balans, voornamelijk op financieel vlak.

7 voornaamste oorzaken personeelsverloop

De oorzaken van personeelsverloop zijn vaak heel uiteenlopend. Echter is elke redenen een goede reden. Als werkgever heb je hier geen invloed op. In onderstaande lijst zijn de 7 voornaamste redenen van personeelsverloop opgesomd:

  1. Tevredenheid over huidige werkgever

Tevredenheid over de huidige werkgever of de te verrichten werkzaamheden bepalen in grote mate of iemand wilt vertrekken. Zit de tevredenheid in een neergaande spiraal dan is de kans groot dat een medewerker wil vertrekken. Als werkgever is belangrijk om een medewerker de nodige uitdaging in zijn werk te blijven bieden. Zolang deze medewerker de kans heeft om zichzelf intern te blijven ontwikkelen zal hij zich meer verbonden voelen aan het bedrijf. Door een medewerker groeiperspectief te geven blijft deze ook intrinsiek gemotiveerd om elke dag het beste uit zichzelf te halen.

  1. De huidige functie voldoet niet meer aan de wensen

Wanneer je als medewerker bij een bedrijf begint wordt het over het algemeen beter geaccepteerd om in de eerste periode de ‘minder uitdagende taken’ te verrichten. Als medewerkers van een nieuw bedrijf zul je immers niet direct instappen in je droombaan. Hier groei je in de loop van de tijd naartoe, dit is een stapsgewijs proces wat door de werkgever gefaciliteerd moet worden. Toch komt het ook voor dat je als medewerker vastgeroest komt te zitten in een bepaalde functie die je naar eigen inzicht ontgroeid bent. Wanneer hier sprake van is stijgt de medewerker ontevredenheid. Om dit te voorkomen zal er groeipotentie moeten worden gecreëerd voor een medewerker, zelfontplooiing is immer de hoogst haalbare tevredenheidsfactor (volgens A. Maslow)

  1. De hoogte van het salaris

De hoogte van het maandelijkse loon is een belangrijk waarderingsmoment elke maand. Biedt de loon de juiste financiële stabiliteit voor de medewerker. Wanneer dit niet het geval is wordt de kans groot dat de medewerker besluit op korte termijn opzoek te gaan naar een baan die beter betaald. Voor medewerkers is het belangrijk om een realistisch financieel groeiperspectief te hebben. Dit is bijvoorbeeld mogelijk door een jaarlijkse loonsverhoging aan te bieden van €100,-. Zo stimuleer je werknemers om voor een langere periode bij jou in dienst te blijven. Daarnaast kan er ook met secundaire arbeidsvoorwaarden gespeeld worden om het totaal plaatje financieel aantrekkelijk te maken voor de werknemer.

  1. Onprettige werksfeer of de werkvloer

Ontstaat er op de werkvloer veel onderlinge frustraties? Dan draagt dit vaak niet bij aan een prettige werksfeer. Dit is wel noodzakelijk voor het maximaal presteren van jouw medewerkers. Wanneer mensen een matige werksfeer ervaren hebben zij last van extra stress en mindere prestaties. Dit resulteert vaak in verzuim, houdt deze onprettige sfeer langer aan dan kunnen medewerkers zelfs besluiten om te vertrekken. Als je als werkgever een slechte werksfeer wilt doorbreken begin dan bij de basis: Goede interne communicatie. Medewerkers die gehoord worden voelen zich prettiger. Vier je bedrijfssuccessen en organiseer regelmatig een bedrijfsevenement, een Vrijmibo, een teambuildingsactiviteit of wandeling tussen de middag kunnen allen bijdragen aan een verbetering van de personeel cohesie.

  1. Persoonlijke oorzaken

Externe bedrijfsfactoren kunnen ook van invloed zijn op jouw personeelsverloop. In principe liggen deze factoren buiten de controle van de werkgever. Toch gebeurd het vaak dat voornamelijk vrouwen in de tijd van de zwangerschap en daarna aangeven zich niet meer aangetrokken/gemotiveerd te voelen voor een fulltime baan. Dit is natuurlijk begrijpelijk, echter is dit onder vrouwen met een leeftijd tussen de 30-40 veruit de belangrijkste verloopoorzaak. Met leeftijd valt een andere persoonlijke verloop oorzaak te noemen, mannen in zwaar belastende branches (zoals bouw en installatie) gaan bijvoorbeeld vaak vervroegd met pensioen. De pensioensleeftijd al dan niet vervroegd is veruit de belangrijkste verloop oorzaak.

  1. Gebrek aan de juiste coaching en feedback

Bij sommige bedrijven worden medewerkers constant in het diepe gegooid. Zij krijgen in beperkte mate voorlichting en horen vrijwel nooit iets over hun functioneren tenzij het mis gaat. Het is natuurlijk van belang om je medewerkers de juiste sturing te geven, dit geldt zowel in positieve als in negatieve zin. Een aantal keer per jaar een functioneringsgesprek is dan ook zeker geen overbodige luxe. Tijdens zo’n gesprek moet er naar een aantal verbeterpunten gekeken worden. Maar ook de positieve punten kunnen niet buiten beschouwing worden gelaten. Je medewerker op het juiste moment waardering tonen houdt hem gemotiveerd om zich op dagelijkse basis in te zetten voor jouw organisatie.

  1. Betrokkenheid

De betrokkenheid van de medewerkers bij jouw organisatie is een mooie indicator van hun tevredenheid. Zijn zij elke dag op tijd op hun werk, verzuimen ze niet te vaak en zijn ze toegewijd aan hun werkzaamheden? Dan is de kans groot dat ze zich op hun plek voelen binnen jouw organisatie. Echter ontbreekt de nodige betrokkenheid ook vaak bij medewerkers, om dit te verbeteren kunnen er verschillende handvaten aangegrepen worden:

  • Een goed gestructureerd onboarding traject, zo landt je medewerker vanaf dag 1 goed binnen de organisatie. Hij/zij wordt een warm welkom geheten en de verwachtingen worden vanaf het eerste moment goed uitgelegd. Zo voorkom je in een later stadium ruis op de lijn en voelt de medewerker zich vanaf het eerste moment betrokken bij de organisatie.
  • Met gebruik van een interne communicatie tool kan de medewerkersbetrokkenheid worden gestimuleerd. Een sociaal intranet is een excellent voorbeeld hiervan, hiermee zitten al je medewerkers verbonden in een werk gerelateerde online omgeving. Hierbinnen kunnen gehaalde targets worden gedeeld plus het stimuleert medewerkers om wat informeler met elkaar te communiceren. Met zo’n sociaal intranet zorg je ervoor dat de organisatie dichter bij de medewerker komt en visa versa. Medewerker en organisatie zijn 24/7 verbonden door middel van een web of mobile bassed app waarmee de betrokkenheid een boost krijgt.

Gratis whitepaper

Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

Kosten personeelsverloop

Personeelsverloop kost vaak meer als in eerste instantie gedacht wordt. Als manager van een bedrijf is het altijd lastig om een nauwkeurige inschatting van deze kosten te maken. De kosten die hierbij komen kijken zijn meestal niet op het eerste gezicht duidelijk. Dit komt omdat er naast directe kosten (zoals investeringen van tijd, administratief werk en vervanging van de medewerker) ook op langer termijn nog kosten voorvloeien uit het verloop.

De opsomming van de kosten worden onderverdeeld in 4 categorieën, namelijk:

  1. Het vertrek, de kosten hiervan kunnen concreet uiteengezet worden in opnieuw 4 categorieën
    • Outplacement kosten
    • Juridische kosten
    • De tijd die door verschillende (oud)collega’s wordt besteed aan het vertrek van de desbetreffende medewerker.
    • Het uitvoeren van exit interviews

 

  1. De vervanging, de volgende stap in het proces is om de medewerker daadwerkelijk te gaan vervangen, aan dit proces zitten ook de nodig kosten verbonden:
    • Werving via advertenties
    • Vergoedingen, marges of bonussen die worden betaald aan wervingsbureaus en werving contracten voor uitzendbureaus.
    • Kosten van wervers/recruiters intern
    • Arbeidsmarkt afhankelijk kosten, in sommige gevallen (meestal bij specialistische medewerkers) worden zij gemotiveerd bij de organisatie te komen door een bonus in het vooruitzicht te stellen.
    • Kosten in de vorm van tijd van de afgenomen interviews met de sollicitanten. (hierin worden bijv. ook de reiskostenvergoeding die de sollicitant krijgt in meegenomen.)
    • Kosten die bij de testing van de sollicitanten komen kijken, dit kunnen psychische of persoonlijkheidstesten zijn die afgenomen worden in een abonnementsmodel.
    • Administratieve kosten die komen kijken bij de selectie procedure van de sollicitanten (denk hierbij aan emailcontact, maken van inschrijf, bedankt of afwijzingsbrieven, etc.)
    • Tijd die besteed wordt door het management met het sollicitatiegesprek zelf.

 

  1. Het inwerken, de volgende fase in het proces is de inwerkingsfase. Medewerkers komen namelijk niet 100% productief een bedrijf binnen, eerst moeten zij de organisatiecultuur leren kennen voordat zij op de top van hun kunnen meedraaien in de organisatie. De concrete kostenposten die bij dit proces komen kijken zijn:
    • Het ontwikkelen en uitvoeren van een onboarding programma
    • Bijscholing of zelfs specialistische opleidingen die nodig zijn om de nieuwe medewerker in staat te stellen zijn werkzaamheden goed uit te kunnen laten voeren.
    • Managementtijd van collega’s die wordt geïnvesteerd om de nieuwe collega goed kunnen functioneren in hun nieuwe functie.

  

4. kosten gerelateerd aan de effecten van het verloop, hier gaat het om kosten die ontstaan door het wegvallen van een vaste arbeidskracht op de werkvloer zelf, voorbeelden hiervan zijn:

    • Ontevreden klanten met als gevolg minder orders
    • Verlies van deskundigheid en kennis
    • Demotivatie onder de collega’s
    • Mogelijke uitval van andere collega’s door de toegenomen werkdruk
    • Productiviteitsverlies (de werkzaamheden van de vertrokken medewerker blijven liggen of andere medewerkers moeten hiervoor bijspringen waardoor hun eigen werkzaamheden niet meer af komen).
    • Mogelijke imagoschade binnen de markt

Onderzoek Havard

Volgens een onderzoek van Havard studenten Heater Boushey en Sarah Jane Glyn zijn gemiddelde kosten die komen kijken bij personeelsverloop 21% van het jaarlijkse inkomen van de desbetreffende persoon. Zij kwamen tot deze conclusie naar de bestudering van ruim 30 studies naar de kosten van personeelsverloop. Kanttekening die hierbij gemaakt dient te worden is dat het hier om een gemiddelde gaat. Medewerkers met een lage scholing zijn gemakkelijker en goedkoper te vervangen als medewerkers in posities waar complexe vaardigheden vereist zijn. De kosten van het verloop van medewerkers kan volgens deze studie variëren tussen de 6% en 213% van het jaarsalaris. Bij dit soort absurde percentages gaat het voornamelijk om echte ‘people’ managers of bestuurder met echt hart voor de organisatie.

Kosten personeelsverloop in Cijfers

In voorgaande paragraven zijn alle kosten in woorden uiteengezet. Dit zijn een hoop verschillende kosten, maar hoe hoog zijn de kosten nu daadwerkelijk wanneer dit wordt uitgedrukt in cijfers. Het gemiddelde salaris in Nederland ligt rondom €2.900,- per maand, als hier wordt uitgegaan van een kosten ratio van 21% van het jaarsalaris komt dit uit op ruim €7.300,- euro aan kosten per ongewenst verlopende medewerker.

Wat COMTO kan betekenen voor je personeelsverloop

Zoals in de vorige paragraaf beschreven is een interne communicatie app een van de handvatten die jouw bedrijf kan aangrijpen om het personeelsverloop te controleren. Het sociaal intranet van COMTO kan voor organisaties op verschillende manieren bijdragen aan de betrokkenheid van medewerker binnen een organisatie. Naast het feit dat de COMTO communicatie app zowel web als mobile bassed is, en medewerkers dus ten alle tijden hierop kunnen inloggen, zitten er ook een aantal zeer praktische modules in de digitale COMTO omgeving. Een van deze modules is een interactieve tijdlijn waar zowel medewerkers als management op kunnen posten, liken en reageren. Door gebruik te maken van deze tijdlijn hebben alle gebruikers de mogelijkheid om informatie te delen binnen de organisatie.

Buiten de tijdlijn zijn er ook een groot aantal bedrijfsprocessen gedigitaliseerd in de COMTO omgeving. Zo is de app o.a. te gebruiken om verlof aan te vragen, documenten te delen, evenementen te plannen of het aanvragen van een gesprek. Op deze manier worden deze processen laagdrempelig gefaciliteerd in een gebruikersvriendelijke fancy omgeving.

Benieuwd wat COMTO kan betekenen voor het personeelsverloop binnen jouw organisatie bekijk dan hier onze interne communicatie app.

Blijf op de hoogte!

Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.