Hoe een modern intranet bijdraagt aan de productiviteit van jouw werknemers

Intranet & Productiviteit

‘Tijd is geld’ is een welbekende uitspraak. De gemiddelde werkdag in Nederland duurt 8 tot 9 uur. Het is dus van zowel voor werkgever als voor werknemer belangrijk om deze tijd zo ‘nuttig’ mogelijk in te vullen. Werkgevers eisen van hun werknemers dat deadlines gehaald worden. Andersom willen werknemers uitgedaagd worden tijdens hun werktijd. Ze willen zich ontwikkelen op de werkvloer en hebben vaak de ambitie om door te groeien. Aan beide kanten bestaat een bepaalde behoefte, wat kun je als werkgever doen om deze beide behoeftes in balans te brengen. In de ideale situatie is de medewerkers 8-9 uur per dag gemotiveerd om zich in te zetten voor een project waarbij hij/zij de kans heeft om zichzelf te ontwikkelen. De praktijk toont echter aan dat dit er in de realiteit anders aan toe gaat. The Ken Blanched Companies publiceerde een werknemersonderzoek waaruit 2 schokkende inzichten naar voren kwamen:

Met deze informatie in het achterhoofd is het voor werkgevers interessant om te kijken hoe ze de productiviteit van hun medewerker kunnen verhogen. In deze blog wordt dé optie om de productiviteit te verhogen behandeld: een modern intranet.

Wat heeft er allemaal invloed op de productiviteit van je medewerkers

Voor de beperkte productiviteit op de werkvloer zijn volgens financieel management een aantal oorzaken aan te wijzen. De resultaten van een onderzoek gehouden onder een aantal grote bedrijven in verschillende landen van Europa toonde aan dat het merendeel (19% van de respondenten) een slecht management de schuld gaf van de beperkte productiviteit. Andere oorzaken die naar voren kwamen uit het onderzoek zijn:

  • Systemen en processen die niet naar behoren functioneren (18%)
  • Inefficiënte technologie (15%)
  • Collega’s die voor teveel afleiding zorgen (14%)

Deze resultaten tonen aan dat het merendeel van de werknemers verschillende oorzaken ervaart die leiden tot een gebrek aan productiviteit. Naast factoren die inherent zijn aan negatieve beïnvloeding van de productiviteit zijn er ook factoren die de medewerker helpen om juist productiever te gaan werken. Hierbij gaat het om slimme tactieken die jou helpen bij het creëren van een optimaal werkklimaat op kantoor. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Kleurgebruik in verschillende ruimtes op kantoor kan zeer bruikbaar zijn. Zo is het aan te raden om de ruimte een kleur te geven die haar doel versterkt:
    • Zo draagt blauw bij aan concentratie en is dit dus de ideale kleur voor een ruimte waar de mensen analytisch moeten denken.
    • De kleur geel staat voor creativiteit, een ruimte waarin gebrainstormd wordt zou dus idealiter van de kleur geel moeten worden voorzien.
    • Groen staat voor balans, een vergaderruimte zou dus uitermate geschikt zijn om met groene tinten te bedekken.
  • De temperatuur in een kantoorruimte is ook van belang op de productiviteit. Zo moet het in een kantoor zeker niet te warm zijn omdat medewerkers daar slaperig van worden. 21 graden wordt gezien als de ideale temperatuur. Voldoende frisse lucht op kantoor is daarnaast ook belangrijk, zet dus altijd een raampje open!
  • Verplichte pauze, een groot aantal mensen slaat de lunchpauze over om door te werken. Je zou zeggen dat hierdoor de productiviteit toeneemt, maar niks is minder waar. Dit werkt juist averechts. Het is wetenschappelijk bewezen dat de hersenen soms een pauze nodig hebben om daarna weer optimaal te functioneren. Stel middag pauzes dus verplicht om de productiviteit te verhogen
  • Een flexibele tijdsindeling draagt ook bij aan de productiviteit van je werknemers. De ene groep medewerkers is ochtend mensen de andere avond mensen. Vooral avond mensen zijn in de ochtend nog niet zo productief, geef deze de vrijheid en het vertrouwen om flexibel met hun werktijden om te gaan, dit verhoogt de productiviteit.

Hoe een modern intranet kan bijdragen aan de productiviteit van je medewerkers

Als medewerker van een bedrijf krijg je eens per maand je loon binnen. Op dat moment voel je de financiële waardering vanuit de organisatie waar je voor werkt. Maar voel jij je ook iedere dag trots en gewaardeerd omdat jij of je collega’s mooie, interessante of leuke dingen delen over het bedrijf waarvoor je werkt. Hiervoor biedt een social intranet uitkomst, dit is een online platform waarbinnen al je collega’s verbonden zijn, hun trots uiten en ideeën delen.

Veel bedrijven maken hedendaags al gebruik van een soort intranet. Vaak gaat dit om een statisch platform waarbij voornamelijk top-down informatie verstuurd kan worden. Het sociale aspect wat zorgt voor de interactie ontbreekt. Dit is een gemiste kans, dit is namelijk juist de meest krachtige component van het intranet zijn. De mogelijkheid tot liken, reageren of het lezen van nieuwe content draagt bij aan de intrinsieke motivatie van de medewerker om het intranet te blijven bezoeken. Heeft jouw bedrijf nog geen social intranet lees dan hieronder verder wat de voordelen zijn:

  1. Betrokkenheid is een belangrijke pijler binnen je organisatie. Betrokken medewerkers zijn bereid zich meer in te zetten voor het bedrijf wat de productiviteit verbeterd. Met de hulp van een social intranet en onboarding traject kan de betrokkenheid van de medewerkers worden verhoogd. Met het sociale aspect verhoog je de interactie tussen de collega’s wat direct bijdraagt aan het verbeteren van de band. Door bepaalden aspecten van lopende projecten ook te implementeren op het intranet wordt de drempel om met ‘werk’ bezig te zijn verlaagd.
  2. Communicatie is binnen bedrijven vaak een uitdaging. Afdelingen of zelfs werkgroepen kunnen na verloop van tijd langs elkaar heen communiceren en volledig in hun eigen ‘bubbel’ terecht komen. Een social intranet kan helpen om deze bubbel lek te prikken. Isolatie van de verschillende groepen wordt doorbroken doordat via het intranet de partijen sneller met elkaar in contact kunnen komen. Het opstellen van strategieën, crowdsurfen van informatie en het oplossen van problemen wordt hiermee bevorderd.
  3. Samenwerken, uit verbetering van de betrokkenheid en communicatie ontstaat een verbeterde samenwerking. Het functioneren als één team wordt op een positieve manier gestimuleerd door deze facetten. Een social intranet biedt werknemers handvatten om op gestructureerde wijze samen te werken.
  4. Integreren van werkprocessen. Door verschillende werkprocessen samen te brengen in een toegankelijke online all-in-one omgeving worden werknemers een hoop handelingen bespaard. Via het intranet kan er verlof aangevraagd worden, contact worden gelegd met collega’s, documenten worden opgeslagen, uren worden geregistreerd en evenementen worden georganiseerd. Waar dit in de oude stijl allemaal was ondergebracht op verschillende locaties biedt een social intranet één omgeving waarin dit allemaal mogelijk is. Dit bespaard tijd en verhoogd zo de productiviteit
  5. Het nieuwe werken. Thuiswerken wordt steeds populairder anno 2019. Met een modern intranet wordt de benodigde informatie vanuit waar dan ook gefaciliteerd. Contact met collega’s kan worden gelegd, documenten kunnen worden uitgelezen en projecten worden ingezien. Alles wat je nodig heb om op elke locatie te werken is te vinden op het social intranet.

De website Frankwatching doet regelmatig onderzoek onder werknemers naar de toptaken van intranetten. De insteek van dit onderzoek is te vinden wat de activiteiten zijn waarvoor werknemers het intranet het meest gebruiken. Hieronder is een top 5 lijstje te vinden na aanleiding van het onderzoek van Frankwatching:

toptaken van intranetten

Het social intranet van COMTO

Om de productiviteit van werknemers te verbeteren faciliteert COMTO een dynamische all-in-one omgeving waarbinnen verschillende bedrijfsprocessen gedigitaliseerd zijn. Het social intranet van COMTO is zeer gebruikersvriendelijk vorm gegeven waardoor zoeken verleden tijd is. Vanuit het dashboard kan in een oogopslag worden uitgelezen waar welke informatie te vinden is. Werkprocessen als verlof aanvraag, urenregistratie en declaraties zijn binnen 1 click toegankelijk voor alle gebruikers. Met de belangrijkste processen laagdrempelig toegankelijk wordt er op langer termijn een hele hoop tijd bespaard. In het bedrijfsleven waar de kreet ‘tijd is geld’ niet onbekend is onderstreept COMTO hiermee zijn meerwaarde.

Naast het individuele aspect stimuleert het social intranet van COMTO ook de groepsprocessen. Zo kunnen er werkgroepen worden aangemaakt om de verzonden informatie te segmenteren. Daarnaast biedt het met de verschillende document sharing modules de mogelijkheid om bestanden te delen met je community. Met de (facebook-achtige) tijdlijn kunnen er berichten geplaatst worden binnen het intranet. Deze kunnen zowel van formele als van informele aard zijn, net wat gangbaar is binnen jouw organisatie. Met de mogelijkheid tot liken en reageren onder de berichten wordt de betrokkenheid van jouw medewerkers gestimuleerd.

Het COMTO Intranet is zowel via de mobiele applicatie als via de desktop bereikbaar. Hierdoor zijn je medewerkers 24/7 met je organisatie verbonden. De samenwerking vanuit verschillende locaties wordt door de handige modules van het COMTO intranet ondersteund. Voor communicatie naar medewerkers bestaat niet meer de noodzaak om de ouderwetse email te gebruiken. Met het moderne intranet weet je al je medewerkers direct met de juiste content op het juiste moment te bereiken.

Benieuwd wat het moderne intranet van COMTO voor jouw bedrijf kan betekenen? Vraag dan hier de gratis demo aan. Wij verzorgen geheel vrijblijvend op locatie een presentatie van het COMTO social intranet.

(Meer lezen over onze interne communicatie app COMTO bekijk dan het blog overzicht. Benieuwd hoe u uw intranet 2020 ready maakt?)