schade melden app

Schade melden app

Schade melden app voor de transportbranche

Verkeersongevallen Vrachtvervoer

Een ongeluk zit in een klein hoekje. Dit is een bekend spreekwoord in de Nederlandse maatschappij, mede hierom is in Nederland verplicht gesteld dat het vrachtverkeer gebruik maakt van een grote of een dode hoek spiegel. In 2018 deden er zich in Nederland ruim 1.500 ongelukken met vrachtvoertuigen voor. Saillant detail is wel dat er bij 40% van deze gevallen een buitenlandse chauffeur betrokken was. Een uitschieter zijn de Poolse chauffeurs, deze zijn sterk vertegenwoordigd met een aandeel van 9% in het totaal aantal ongevallen. (Een schade melden app met meertaligheid zou hierbij kunnen helpen.)

Het totaal aantal ongevallen zit de afgelopen jaren dan ook in de lift, van het jaar 2017 op 2018 is dit zelfs met 50% gegroeid. De branche organisatie van transport en logistiek doet onderzoek naar de oorzaak hiervan. Drukte op de weg en huftergedrag in het verkeer zijn de twee voornaamste knelpunten die voorlopig uit het onderzoek naar voren zijn gekomen. Doordat de Nederlandse economie de afgelopen jaren zo hard groeide (tot aan de Corona-crisis) is het vrachtvervoer op de Nederlandse wegen daarmee ook flink gestegen. De vraag is nu of deze drukte na het wegebben van de Corona-crisis terug op zijn oude niveau zal komen. Tijdens de crisis is de drukte op de wegen in ieder geval ernstig afgenomen, dit doordat er voornamelijk thuis gewerkt werd, de import uit het buitenland drastisch verminderd is en er aangeraden werd om zo veel mogelijk binnenshuis te blijven. Dit alles heeft eraan bij gedragen dat de maand april voor een diepterecord heeft gezorgd op het gebied van aantal kilometers file. In het totaal stond er in deze maand 850 kilometer aan file (een daling van 92% ten opzichte van voorgaand jaar).

Digitaal schade melden met een Schade melden app

Met minder verkeer ontstaan er automatisch ook minder verkeersongevallen. Wanneer er zich toch een ongeval voordoet is het belangrijk om gestructureerd te werk te gaan bij de schadeafhandeling hiervan. Op de officiële website van de ANWB worden onderstaande stappen voorgeschreven:

  1. Vul samen het Europese schade formulier in
  2. Noteer de gegevens van de getuigen
  3. Maak foto’s van de aanrijding
  4. Noteer de gegevens van de verzekeringmaatschappij van de tegenpartij.

Digitale ondersteuning bij het melden van schade wordt echter steeds gangbaarder. Een van de mogelijkheden voor zo’n digitaal kanaal is via een schade melden app. Met een schade app wordt het schadeformulier inclusief uitleg digitaal weergeven waarna er instructies worden gegeven om het formulier fysiek in te vullen. Een van de applicaties die over deze mogelijkheden beschikt is COMTO.

Gratis whitepaper

Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

    Schade melden via de COMTO app

    Binnen de interne communicatie app van COMTO is er de mogelijkheid om schade digitaal te melden. De communicatie app is mede ingericht op de behoeftes vanuit de transport branche, zo omvat deze ook modules voor brandstofdeclaratie en rittenplanning.

    De schade melden module binnen COMTO is dan ook een zeer uitgebreide. Organisaties die er gebruik van maken hebben de mogelijkheid om verschillende voertuig types te uploaden aan de beheerderszijde van de app. Wanneer er schade wordt gemeld kan de melder zijn type voertuig selecteren waarna deze virtueel wordt weergaven. De locatie op het voertuig waar de schade zich bevindt kan worden aangegeven waarna de volgende stap het schadeformulier is. Deze wordt digitaal weergegeven waarna er instructies volgen voor het invullen hiervan. Fouten tijdens het invullen van het schadeformulier zijn hiermee verleden tijd.

    Benieuwd hoe de schade meld module van COMTO er uit ziet? Vraag hier een demo aan.

    Blijf op de hoogte!

    Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.


      digitalisering transportbranche

      Digitalisering in Transportbranche

      Digitalisering in de transportbranche

      Binnen de transportbranche is digitalisering afgelopen jaren de nummer één trend! Digitalisering van de interne communicatie is hierbinnen een belangrijk aspect. Volgens PwC (een internationaal toonaangevend accountancy kantoor) wordt er verwacht dat de kosten van wegtransport tegen 2030 met maar liefst 47% zijn afgenomen ten opzichte van 2020. Voor transportbedrijven valt er op het gebied van digi en automatisering de komende periode dus een hoop winst te behalen.

      Digitalisering in Europa

      Wij als Nederland behoren tot een van de super economieën van de wereld en zijn een van de gelukkigste en meest welvarende volken ter wereld. Ook qua kennis en technologische ontwikkeling is Nederland erg vooruit strevend. Zo winnen we bijvoorbeeld bijna elke jaar de bekende World Solar Challenge (autorace met auto’s op zonne-energie). Deze technologische voorsprong staat natuurlijk direct in verband met het goed draaien van onze economie. Toch geldt dit niet per definitie voor alle transportbedrijven in ons land. Europees gezien digitaliseren alleen de Poolse en Spaanse transportcollega’s minder snel als de transporteurs in Nederland. Door dit gebrek aan digitalisatie wordt er niet alleen omzet misgelopen maar wordt ook het risico op buitenlandse concurrentie dreigender.

      Gratis whitepaper

      Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

        Van digitalisering naar Automatisering

        Om de processen zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen is het van belang dat er begonnen wordt met digitalisering. Simpel gezegd van papier naar computerapparatuur, van mappen naar harde schrijven. Meerdere bedrijfsprocessen kunnen in zo’n digitale transitie onder handen genomen worden. Zo is het goed om te kijken naar de suplychain, hoe worden de orders uitgewisseld met de leverancierspartner. Maar ook belangrijk is je communicatie en dan vooral digitale communicatie. Hoe lopen de lijnen binnen jouw organisatie? Waar kan personeel terecht voor bijvoorbeeld het aanvragen van verlof? Gebeurd dit nog via de email of papiertjes óf is er al nagedacht over het gebruik van bepaalde software hiervoor. Het bezig zijn met zoeken naar innovaties voor dit soort processen zal op langer termijn bijdragen aan de kosten besparingen voor de toekomst (47% minder kosten in 2030 is een mooi streven!)

        Interne communicatie digitaliseren met de COMTO app

        Is jouw organisatie nu bezig met het digitaliseren van haar interne communicatie dan zou het zomaar dat je uitkomt bij COMTO. COMTO is een webbased digitaal platform wat al door een hoop transportbedrijven uitgekozen is om hen te ondersteunen in het digitale interne communicatie proces. (lees ook: Waarom grote transportbedrijven voor COMTO kiezen)

        De COMTO app is een echte all-in-one omgeving als het aankomt op alle communicatie van management naar personeel. Zo kunnen medewerkers er bijvoorbeeld terecht voor:

        • Verlofaanvragen
        • Urenregistratie
        • Bedrijfsnieuws
        • Aanvragen van bedrijfskleding

        Ook heeft COMTO een aantal modules in samenwerking met bedrijven uit de transportbranche ontwikkeld om op bestaande behoeftes in te spelen. Modules die zijn ontstaan in samenwerking met deze partners uit de branche zijn:

        • Brandstofregistratie
        • Rittenplanning
        • Schade module

        Doordat COMTO zowel op de telefoon als op de desktop beschikbaar is hebben collega’s 24/7 toegang tot hun digitale werkplek. Dit is wel zo praktisch voor veel transporteurs aangezien er soms ritjes van ruim 20 uur afgelegd moeten worden. Doordat zij altijd en overal digitaal verbonden zijn met haar organisatie wordt er een hoop tijd bespaard. (Bekijk hier alle modules van ons sociaal intranet).

        Benieuwd wat COMTO kan betekenen voor de digitalisering binnen jouw organisatie bekijk dan hier onze interne communicatie app.

        Blijf op de hoogte!

        Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.


          Communicatie Corona

          Het belang van effectieve communicatie tijdens de corona crisis

          Het belang van effectieve communicatie tijdens de corona crisis

          Economische gevolgen van de Corona crisis

          De corona crisis dreigt nu echt zijn toppunt te bereiken. Over de hele wereld is het virus gesignaleerd in ruim 190 landen. In China waar het virus zijn oorsprong vindt lijkt het over zijn piek heen te zijn. Echter is in de westerse landen  deze piek nog niet bereikt. Na Europa lijkt de verenigde staten een van de zwaarst getroffene landen momenteel. Het aantal besmettingen liep hier afgelopen weken progressief op met als gevolg dat dit land nu aan kop gaat als het gaat om de meest officieel gemeten besmettingen. Afgelopen week kwamen er in de VS een kleine 60.000 besmettingen bij, hiermee lijkt het land het nieuwe episch centrum van het virus te vormen.

          De economische malaise die ontstaat als gevolg van de Coronacrisis lijkt dan ook niet overzien. Vanaf het momenteel dat de uitbraak begon was op de internationale beurzen al te zien dat de aandelen kelderde. Dit ontstond uit de financiële onzekerheid die de crisis met zich mee brengt. Ook voor bedrijven en zzp’ers zijn de gevolgen van de crisis voelbaar. Evenementen worden afgeblazen, investeringen worden uitgesteld en verkoopcijfers dalen. Ondanks de steunpakketten van de overheid blijft het voor veel bedrijven een hele kunst om in deze onzekere tijden het hoofd boven water te houden.

          Gratis whitepaper

          Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

            Communicatie tijdens de Corona crisis

            Het overgrote deel van de werkenden in Nederland heeft het dringende verzoek gekregen vanuit de overheid om voortaan zijn werkzaamheden vanuit huis te verrichten. Hier is dan ook massaal gehoor aan gegeven. Echter brengt het werken vanuit huis nieuwe obstakels met zich mee. Door deze verandering in de arbeidsomstandigheden ligt miscommunicatie op de loer. Hier dient door alle bedrijven voor gewaakt te worden want dit kan gevolgen hebben voor de medewerkersbetrokkenheid en productiviteit.

            Effectieve interne communicatie lijkt in deze tijd van crisis de sleutel tot succesvol samenwerken. Gelukkig zijn er in de huidige tijd voldoende interne communicatie tools voorhanden die kunnen helpen bij het bepalen van de koers van jouw organisatie. Deze middelen hebben niet alleen een positieve invloed op de belangrijkste personeelsfacetten. Maar dragen ook bij aan het creëren van meerwaarde voor klanten en verduurzaming van de winst op langer termijn.

             

            Behoudt de grip tijdens de crisis met hulp van een medewerkers app

            Effectieve en snelle communicatie met collega’s/teams is tijdens een crisis belangrijker dan ooit. In deze tijden dient er snel geschakeld te worden, direct messaging kan hiervoor een oplossing zijn. E-mails en intranetten zijn in deze situaties niet maximaal efficiënt. Immers wordt er via deze kanalen eigenlijk geen gebruik gemaakt van pushnotificaties en ben je als verzender nog altijd afhankelijk van de leessnelheid van de ontvanger.

            De meest efficiënte manier van communiceren in deze tijd is een mobiel based platform, die fungeert als een all-in-one omgeving voor alle interne communicatie en HR-activiteiten van jouw organisatie. Deze omgeving is naast een communicatie platform ook de digitale werkplek voor je werknemers. Werknemers kunnen hier alle handvatten vinden om vanuit huis hun werkzaamheden succesvol uit te voeren.

            Door middel van de centralisatie van het personeelscontact kun je als werkgever in tijden van crisis helder en doelmatig top-down communiceren, essentiële updates geven en je werknemers real-time betrekken bij de organisatie wanneer hier de behoefte aan is. De belangrijkste features waarover een degelijk sociaal intranet/digital workplace moet beschikken staan hieronder opgesomd:

            1. Tijdlijn

            Wanneer je als bedrijf nieuws en updates deelt vanuit de organisatie is de tijdlijn binnen een sociaal intranet de uitgelezen plek ervoor.  Medewerkers hebben dan de kans om te like of te reageren op dit bericht wat de betrokkenheid ten goede komt. Daarbij zijn ze ten alle tijden op de hoogte van het laatste nieuws vanuit de organisatie.

            1. Pushberichten

            Breng je medewerkers op de hoogte van de meest relevante updates binnen de organisatie. Push notificaties kunnen in de ideale situatie ook nog eens gepersonaliseerd worden zodat de gebruikers content ontvangen die afgestemd is op zijn/haar behoeftes. Door gebruik te maken van pushnotificaties ben je ervan verzekerd dat medewerkers volledig geïnformeerd zijn over hoe te handelen in bepaalde kritieke situaties.

            Wat COMTO kan betekenen op het gebied van interne communicatie tijdens de corona crisis

            COMTO is de aanbieder als het gaat om een uniek sociaal intranet. De digitale werkplek van COMTO biedt voor alle gebruikers alle handvatten die nodig zijn om hun werk vanuit huis uit te kunnen voeren. De digital workplace van COMTO is zowel via mobiele devices als via desk-en laptop te bereiken. Zo zijn alle medewerkers 24/7 en overal verbonden met zijn/haar organisatie.

            Uit eerdere klantcases is dan ook gebleken dat de bedrijven die gebruik maken van de digital workplace van COMTO significant verhogende medewerkers betrokkenheid en tevredenheid ervaren. Dit ontstaat mede door de vormgeving van COMTO, de (web)applicatie is gebruikersvriendelijk vorm gegeven om de drempel voor de ingebruikname bij nieuwe gebruikers zo laag mogelijk te houden. Binnen COMTO is het ook mogelijk om koppelingen te maken met andere software systemen (bijv. voor het ophalen van loonstroken of het indienen van declaraties). Op deze manier omvat de digital workplace van COMTO alle benodigdheden voor werknemers om hun werkzaamheden succesvol uit te voeren.

            Met de tijdlijnmodule en pushnotificatie is COMTO uitstekend geschikt in de huidige crisistijd waarin snel geschakeld moet worden. Medewerkers kunnen eenvoudig geïnformeerd en up-to-date worden gehouden. Ook voor het werken vanuit huis biedt het communicatie platform van COMTO handvatten. Top-down kan er razendsnel gecommuniceerd worden en medewerkers hebben doormiddel van het DMS (document sharing systeem) de mogelijkheid om belangrijke documenten in te zien of te delen.

            Benieuwd wat COMTO op het gebied van communicatie voor jouw organisatie kan beteken tijdens de corona crisis? Bekijk dan onze Interne communicatie app.

            Blijf op de hoogte!

            Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.


              Thuiswerken Corona

              Thuis werken tijdens de Corona crisis

              Thuis werken tijdens de Corona crisis

              Waarom moet er thuis gewerkt worden?

              Op 13 maart gaf de overheid aan alle bedrijven in Nederland het zelfde advies. Indien mogelijk laat dan je medewerkers werken vanuit huis. De Corona crisis was overgewaaid naar Europa en begon zich ook in Nederland razendsnel te verspreiden. Lang niet iedereen kan natuurlijk thuis werken, voor beroepen waarbij je genoodzaakt ben je werk op locatie uit te voeren wordt het natuurlijk een stuk lastiger. Voor mensen die in een winkel werken, stratenmakers, timmermannen of vrachtwagenchauffeurs is het thuiswerken geen echte optie.

              Momenteel op 19 maart werkt maar liefst 80% van de Nederlanders vanuit huis. De voornaamste reden van deze werkplek verhuizing is om verdere verspreiding van het Corona virus te voorkomen. Sociale distancing is een van de maatregelen die de Nederlandse overheid heeft genomen in de strijd tegen het virus. Om verspreiding van het virus van mens tot mens te voorkomen wordt er voor gekozen om doormiddel van deze maatregelen de sociale contacten die mensen hebben zoveel mogelijk te beperken. We hebben het Rutte afgelopen dagen vaak genoeg horen zeggen houdt 1,5m afstand!

              Gratis whitepaper

              Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

                4 Tips voor het thuis werken?

                Zoals in de vorige paragraaf behandeld heeft thuiswerken 1 groot voordeel in deze tijd van de Corona crisis, mensen worden minder snel ziek. Dit was ook de doelstelling van de overheid bij de invoering van deze maatregel, hiermee moest het aantal Corona gevallen beperkt worden zodat de ic capaciteit niet overbelast raakt. Andere voordelen, nadelen en tips voor het thuis werken worden hieronder beknopt opgesomd:

                Voordelen:

                • Geen reistijd, waar in sommige gevallen werknemers een paar uur reistijd hebben komt dit volledig te vervallen in de nieuwe thuiswerk situatie. Een voordeel wat werknemers tot wel een paar uur extra tijd per dag op kan leveren. Daarbij komt ook nog eens dat men niet meer in die ellelange files hoeft te staan.

                Nadelen:

                • Te lange werkdagen is een gevaar wat volgens thuiswerk specialist Hans Spanjers op de loer ligt in deze thuiswerk periode. Hij raad werknemers aan zichzelf goed in de gaten te houden en op zoek te gaan naar de juiste werk-privé balans.
                • Een ander nadeel is verminderde mate van medewerkersbetrokkenheid onder het personeel. Op kantoor krijgen zij natuurlijk mee wat er speelt op dagelijkse basis binnen de organisatie. Bij het werken vanuit huis ligt hier voor veel organisaties toch meer een uitdaging om deze betrokkenheid op pijl te houden.

                Tips:

                1. Zorg dat je op een plek zit waar je geconcentreerd en goed je werk kunt doen

                Een fijne werkplek is de basis voor het goed uitvoeren van je arbeidsactiviteiten. Vaak is het toch net even een andere tafelhoogte, zit te stoel niet even lekker en wordt je vaker gestort door externe factoren in je eigen omgeving (zoals bijv. kinderen).

                 

                1. Neem regelmatig pauze loop elk uur even weg van je werkplek

                Een voordeel van thuiswerken is dat je niet afgeleid kunt worden door collega’s die zingend of fluitend over de werkvloer lopen. Je werkt efficiënter en bent minder snel afgeleid. Echter blijkt uit onderzoek dat het van belang is om elk uur een kleine onderbreking in te lassen van je werkzaamheden. Al is het maar een paar minuten, als jij daarna weer aanschuift aan je werkplek kan je er met een verfrist concentratievermogen tegenaan.

                1. Zorg ervoor dat je het gebruikelijk werkritme aanhoudt

                Begin jij normaal gesproken om 8:00 uur? Zorg dan dat je dit thuis ook doet. Dat zorgt voor behoud van de vaste structuur. Bij het thuiswerken liggen huishoudelijke taken tussendoor op de loer, stofzuigen, met de kinderen spelen of eten koken. Om dan vervolgens later op de dag deze uurtjes weer in te halen en voor je het weet ben je s ’avonds ook bezig met je werk (overcompenseren). Zorg ervoor dat je werk en privé niet te veel door elkaar heen gaan lopen.

                1. Zorg voor voldoende sociale contacten met je collega’s/leidinggevende

                Met de digitale techniek van tegenwoordig is het communiceren en ‘online werken’ een stuk gemakkelijk geworden. Thuiswerk specialist Spanjers raad leidinggevende aan twee vaste contactmoment per dag vast te leggen wanneer er werk overleg plaats vind, dit geeft rust voor beide kanten.

                Wat kunnen bedrijven doen om hun medewerkersbetrokkenheid op pijl te houden?

                Met het vele thuiswerken neemt het aantal contacturen tussen organisatie en werknemers vanzelfsprekend natuurlijk wel af. Inherent hieraan is een lichte daling van de medewerkersbetrokkenheid. In de blog van 30 januari hebben we kunnen lezen dat medewerkersbetrokkenheid een doorslaggevende factor is er wordt gekeken naar bijvoorbeeld de productiviteit van de medewerkers.

                Vandaar dat grote maar ook zeker kleine bedrijven zich ten tijden van de Corona crisis buigen over het vraagstuk over hoe ze de medewerkersbetrokkenheid op pijl kunnen houden. Binnen organisatie worden hele HR-teams momenteel op dit soort projecten gezet. Om de betrokkenheid te onderhouden kunnen er verschillende middelen worden ingezet. Een van deze middelen is een sociaal intranet of interne communicatie app. Middels deze digitale werkplek zijn alle medewerkers 24/7 en overal verbonden met zijn/haar organisatie. Bedrijfsnieuws en updates kunnen middels een nieuwsfeed eenvoudig gedeeld worden wat de medewerkersbetrokkenheid ten goede komt.

                Blijf op de hoogte!

                Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.


                  Waarom Whatsapp niet langer een geschikt communicatie middel is voor op de werkvloer

                  Waarom Whatsapp niet langer een geschikt communicatie middel is voor op de werkvloer

                  Waarom Whatsapp niet langer een geschikt communicatie middel is voor op de werkvloer

                  Populairste zakelijke communicatiemiddel op de werkvloer

                  Bovenaan in het lijstje van populaire zakelijke communicatiemiddelen staan vanzelfsprekend de traditionele kanalen als e-mail, bellen, Linked-in en Skype, dit zijn populairdere kanalen op de werkvloer. Opvallend is het overmatig gebruik van Whatsapp op de werkvloer, slechts een kwart van de Nederlanders zit niet in een werk gerelateerde Whatsappgroep. Ondanks het vele gebruik van Whatsapp op de werkvloer beschikt slechts een enkele werkgever over gedragsregelingen rondom het platform. Dit zorgt voor de nodige irritaties onder de eindgebruikers. De grootste irritatie is het delen van van alles en nog wat buiten werktijden om. Gevolgd door collega’s die op elk ditje en datje reageren.

                  Over het algemeen zijn er 3 gouden vuistregels die gehanteerd dienen te worden in zakelijk Whatsapp groepen. Bij succesvolle uitvoering van onderstaande 3 regels wordt de frustratie omtrent het zakelijk gebruik van Whatsapp beperkt:

                  • Geen privéberichten delen in een zakelijke app groep.
                  • Niet één enkele collega aanspreken binnen zakelijke Whatsappgroepen (bijv. voor felicitaties).
                  • Alle informatie in een bericht plaatsen (niet allemaal losse berichten dus).

                  Waarom whatsapp niet geschikt is als interne communicatietool

                  In de voorgaande paragraaf hebben we kunnen lezen dat het zakelijk gebruik van Whatsapp vaak gepaard gaat met de nodige frustraties onder collega’s. In deze paragraaf zal er verder ingezoomd worden op het gebruik van Whatsapp als communicatiemiddel op de werkvloer. In de basis heeft een chat applicatie als Whatsapp een zeer beperkt aantal functionaliteiten, helemaal als dit wordt vergeleken met een echte interne communicatie tool of een sociaal intranet. De voornaamste nadelen van het gebruik van Whatsapp zijn hieronder opgesomd:

                  1. Vermenging privé en zakelijk

                  Dit risico is groter voor Whatsapp gebruikers zonder zakelijke telefoon. Zij bevinden zich vaak in verschillende groepen met collega’s, vrienden, kennissen etc. De kans is hierdoor groter dat bedrijfsinformatie en privé door elkaar heen gaat lopen. Daarbij stijgt het risico van het sturen van een bericht naar een verkeerde groep. Het zou niet de eerste keer zijn dat ‘ludieke’ vakantiefoto’s per ongeluk in een zakelijke Whatsappgroep verschijnen.

                  1. Verschillende communicatie kanalen

                  Door de bestaande behoefte aan een communicatie oplossing en het ontbreken van een echte standard hieraan worden er binnen bedrijven vaak verschillende oplossingen gebruikt. Bestanden worden gedeeld via Google Drive, communicatie vanuit huis loopt via Whatsapp, op de zaak via de e-mail en een enkele afdeling werkt met Skype. Door deze grote diversiteit aan kanalen ontbreekt de synergie en uitwisseling van inspiratie tussen de verschillende groepen. Er ontstaat een oncontroleerbare dynamiek waarbij maximale efficiency ver te zoeken is.

                  1. Niet uit te schakelen

                  Het is onvermijdelijk dat werknemers ook buiten werktijd te maken krijgen met werk gerelateerde berichten. Bijvoorbeeld bij bedrijven waar in ploegendienst gewerkt wordt kan dit consequent voorkomen. Hoewel een chat op mute gezet kan worden kan er niet ontkomen worden aan berichten die in zakelijke groepswhatsapps. Doordat werknemers zakelijke berichten niet kunnen uitschakelen en buiten werktijd alsnog met hun werk bezig zijn kunnen zij ernstig last van stress krijgen.

                  1. Onoverzichtelijkheid kan frustratie oproepen

                  Binnen Whatsapp is het zeer gemakkelijk om voor elk project een nieuwe groep aan te maken. Nadeel hiervan is dat je binnen een mum van tijd met tientallen groepen zitten voor van alles en nog wat. Binnen deze verschillende groepen wordt regelmatig gecommuniceerd over overlappende thema’s. De overdosis aan Whatsappberichten die hierdoor ontstaat leidt tot onoverzichtelijkheid. Dit kan frustraties opleveren bij het zoeken naar een bepaald bericht of gedeeld document.

                  1. Onvoldoende controle bij de indeling van groepen

                  Organisaties hebben meestal geen controle over welke medewerkers in welke groepen terecht komen. Medewerkers zijn immers vaak de initiatiefnemer voor het opzetten van deze groepen. Daarbij komt dat mensen van buiten de organisatie onopgemerkt kunnen worden uitgenodigd, wat hand in hand gaat met de nodige security risico’s. Groepsonderhoud is bij het gebruik van Whatsapp ook een aandachtspunt. Vaak worden er tijdens projecten externe personen (freelancers, partners, leveranciers) ingeschakeld, echter wordt er na afronding van het project vaak vergeten om hen uit de groep te verwijderen.

                  Gratis whitepaper

                  Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

                    Communiceren op de bouwplaats

                    In deze paragraaf bekijken we de interne communicatie binnen de bouwsector. De bouwsector is een sector waar collega’s vanuit veel verschillende locaties met elkaar communiceren. Goede eenduidige communicatie is daarom cruciaal voor het slagen van een bouwproject. Uit de cijfers van 2019 blijkt dat nog niet alle bouwbedrijven dit evengoed onder de knie hebben. Zo blijven de faalkosten binnen de sector onveranderd hoog. Bouwbedrijven schatten de kosten op gemiddeld 5% van de totale jaarkosten. Hoe ontstaat deze miljardenverspilling dan? Faalkosten zijn de kosten die gemaakt worden na het verrichten van herstelwerkzaamheden aan onvoldane bouwspecificaties. Dit wil dus eigenlijk zeggen dat de wensen van de klant niet goed overkomen bij uitvoerende krachten in de bouw. Hierdoor dienen er achteraf herstelwerkzaamheden verricht te worden waaraan gigantische prijskaartjes hangen.

                    Een verbeterslag op het gebied van interne communicatie lijkt uitkomst te kunnen bieden voor het terugdringen van deze faalkosten. Bijna alle faalkosten zijn immers terug te herleiden aan miscommunicatie van gebrekkige samenwerking. Lerend vermogen is in de bouw nog ver te zoeken. In een sector waarbij zoveel partijen samenwerken om één product te maken is communicatie cruciaal. Dat is mogelijk door het delen van kennis en het leren van elkaars fouten. Deze ervaringen dienen echter wel al in de voorbereidingsfase te worden ingebracht om zo nieuwe fouten op tijd te signaleren en voorkomen.

                    Een communicatie platform als Whatsapp lijkt dus bij uitstek NIET geschikt voor de bouwsector. Aangezien het in de sector om de details gaat en de details in Whatsapp (zie paragraaf 2) juist lastig te vinden zijn. Je zou als bouwbedrijf opzoek moeten gaan naar een echte interne communicatie tool. Een tool waarmee met korte lijnen interne gecommuniceerd kan worden, kennis gedeeld kan worden en ervaringen kunnen worden overgedragen lijkt bij uitstek geschikt voor de bouwsector.

                    COMTO als oplossing voor gebruik van Whatsapp op de werkvloer

                    COMTO is zo’n interne communicatie platform wat met een aantal praktische modules zeer geschikt is voor communicatie binnen bouwbedrijven. De app beschikt over een uitgebreid DMS (document sharing systeem) waarmee gemakkelijk bouwtekeningen, bouwreglementen of bouwvoorschriften kunnen worden gedeeld met de uitvoerende krachten op de werkplaats. COMTO is een interne communicatie app die beschikbaar is op zowel de mobiel als de desktop (COMTO is voor al haar gebruikers te downloaden vanuit de App en Playstore). Zo zijn alle medewerkers 24/7 en overal verbonden met je organisatie door middel van een digitale werkplek.

                    Daarnaast beschikt de COMTO app over verschillende praktische bedrijfsmodules waarmee vele organisatieprocessen gedigitaliseerd kunnen worden (denk hierbij aan verlofaanvraagmodule, aanvragen van bedrijfskleding of een module voor het organiseren van evenementen). Daarbij is er een tool-box module (gereedschap registratie) beschikbaar binnen de COMTO omgeving. Met deze toolbox-module kan gereedschap eenvoudig geregistreerd worden. Dit kan zowel op collega niveau als op project niveau. COMTO faciliteert met deze module alle handvatten die uw organisatie nodig heeft om al uw bouwtools gestructureerd te documenteren. Ook is er de mogelijkheid om via de toolbox-module melding te maken van gereedschap dat verdwenen is, schade heeft of gekeurd moet worden.

                    Tenslotte, de keuze voor een écht interne communicatie platform heeft vele voordelen in vergelijking met een kanaal als Whatsapp. Het overzicht wordt behouden en de informatiestroom kan gesegmenteerd worden per doelgroep (zo wordt een informatie-overload voorkomen). Voor bouwbedrijven kan dit direct financiële voordelen opleveren bijvoorbeeld door het terugdringen van de faalkosten.

                    Benieuwd wat COMTO voor uw organisatie kan betekenen in het ondersteunen van uw interne communicatie? Bekijk dan hier onze interne communicatie app.

                    Blijf op de hoogte!

                    Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.


                      Digitale werkplek

                      Digital workplace als modern intranet

                      Vanuit huis werken met een Digitale Werkplek

                      Wat is een digitale werkplek?

                      Een digital workplace is een digitale werkplek waarbinnen verschillende facetten van het werk kunnen worden afgerond. Werknemers vinden er alle informatie die zij nodig hebben om hun werk succesvol te kunnen uitvoeren. Expertise, kennis en ervaringen zijn door middel van deze digitale omgeving gemakkelijk te delen en collega’s kunnen eenvoudig worden geconnect.

                      Door de vrije uitwisseling van informatie binnen organisaties (met behulp van een digital workplace) wordt innovatie en flexibiliteit gestimuleerd. Tegelijkertijd heeft dit een positieve uitwerking op de medewerkers betrokken-en tevredenheid door hen op het juiste moment van de juiste informatie te voorzien.

                      Is de bouwsector toe aan een digitale werkplek?

                      Binnen de bouwwereld zijn nog talloze bedrijven die nog niet mee zijn gegaan in de trend van digitalisering. Interne communicatie loopt vaak op de bouwplaats zelfs nog met papieren briefjes (bijv. voor uren-registratie). Deze uren moeten eerst goedgekeurd worden om later door een administratief medewerk(st)er digitaal ingevoerd te worden. Je begrijpt al, dit is een tijdrovend en risicovol proces (een typefout zit immers in een klein hoekje), daarbovenop komt dat de administratie altijd achter loopt op de realiteit waardoor de controle over een project lastiger te behouden is.

                      Binnen de bouwsector zijn ook verschillende bedrijven te vinden die al wel digitaal werken. Zij maken gebruik van Excel en PDF documenten, echter is dit niet meer als gedigitaliseerd papier. Het nadeel van deze formaten is dat het eigenlijk enkel handig is voor één enkele gebruiker. Alle medewerkers werken in hun eigen documenten waardoor er allemaal aparte ‘eilandjes’ ontstaan. Alle data is niet terug te vinden in een alomvattende omgeving, maar in honderden of soms zelfs duizenden losse documenten.

                      Het mag duidelijk zijn papier (gedigitaliseerd of niet) biedt voor bouwbedrijven niet de continuïteit die voor de toekomst die vereist is. Om het hoofd boven water te houden en voorop te lopen op het gebied van innovatie wordt het noodzaak voor bouwbedrijven om opzoek te gaan naar digitalisatie oplossingen die bijdragen aan de productiviteit van de medewerkers. Een digital workplace kan voor veel van deze bedrijven uitkomst bieden. Eén digitaal portaal waar alle collega’s terecht kunnen voor alle organisatie en HR-processen die komen kijken bij het uitvoeren van hun werkzaamheden.

                      Na het uitzoeken van een gedegen partner om hen in dit proces te begeleiden is het van belang om zo’n digital workplace succesvol te implementeren. Dit is een traject wat niet van de ene op de andere dag plaatsvind. In de volgende paragraaf zoomen we in op de voorwaarde die gecreëerd dienen te worden voor succesvolle adoptie van de nieuwe digitale werkomgeving.

                      Wat zijn de succesfactoren van een digital workplace:

                      1. Medewerkers dienen uit hun Comfort-Zone te stappen

                      Cruciaal bij het komen tot innovatie is het uit het comfort van de huidige situatie te stappen. Binnen organisaties ontstaat hier in veel gevallen weerstand tegen. Waar komt deze weerstand nou vandaan, mensen zijn uit zichzelf niet gemotiveerd om te veranderen. Verandering is het onbekende, van nature wordt er met het onbekende een soort angst in mensen getriggerd. Een nieuwe situatie/werkomgeving, digitaal of niet is het loslaten van het oude vertrouwde. Om collega’s over deze drempel heen te helpen is het van belang om voor zo’n soortgelijke verandering draagvlak te creëren. Laat je medewerkers er spelende wijs achter komen wat er aan gaat komen, hoe dit vorm gaat krijgen en wat ze hierbij kunnen verwachten. Het opzetten van een pilot omgeving voor de implementatie van een digital workplace is zo’n voorbeeld. Op deze manier kunnen collega’s wennen aan het feit dat het er een nieuwe omgeving voor hen wordt gefaciliteerd waarmee in de toekomst gewerkt gaat worden.

                      1. Geef early adopters en fans alle ruimte

                      Een digitale werkplek of intranet hebben bij haar (toekomstige) gebruikers regelmatig een matig tot slechts imago. Vaak wordt hierbij gedacht aan een oubollige en onoverzichtelijke online omgeving. In de realiteit zijn de ‘sociaal intranetten’ van tegenwoordig hypermodern, vaak zijn hierbinnen ook facebook-achtige tijdlijnen op genomen of zijn er andere sociale features aan toegevoegd om het  attractief te maken voor haar gebruikers. Volgens een bekende organisatie deskundige Dion Hinchcliff moet het vernieuwde intranet 10x beter zijn dan haar voorganger. Dit is misschien een utopie, echter is het wel van belang dat de vernieuwde situatie (sociaal intranet, digital workplace, etc.) significant meer te bieden heeft als haar voorloper.

                      1. Zorg voor goede technologie en goede integraties

                      De derde drempel die overbrugt moet worden is een technologische. Niet alleen moet de gebruikte technologie gemakkelijk in gebruik zijn, maar deze moet natuurlijk ook naar behoren functioneren. Afdelingen en teams binnen organisatie maken vaak gebruik van hun eigen tools. Met een digital workplace heb je de kans om al deze afdelingen en teams te verenigen in één digitale omgeving. Eventueel is het mogelijk om koppelingen te maken naar huidige softwarepakketten. Om de innovatie tot een succes te brengen moet de IT afdeling van een organisatie de ruimte krijgen om te experimenteren. Geslaagde experimenten kunnen de basis zijn voor verandering. Op deze manier is de IT veel meer dan alleen realisator van de verandering maar is de afdeling daadwerkelijk aanjager hiervan.

                      1. Organiseer gedeeld eigenaarschap van de digital workplace

                      In de laatste plaats is het belangrijk dat een digital workplace niet tussen wal en schip komt te vallen. Wie is de eigenaar van deze digitale omgeving? Is dit de directeur of zijn alle gebruikers pro rato eigenaar van de digital workplace? Belangrijk is om in ieder geval de verantwoordelijkheid ergens neer te leggen. Het liefst ook niet bij een persoon maar bij een groep mensen. Zij krijgen de verantwoordelijkheid om de digital workplace draaiende te houden en te voorzien van nieuwe content.

                      Gratis whitepaper

                      Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

                        Wat is de meerwaarde van een Digital workplace

                        Werk onafhankelijk van locatie en tijdstip

                        Met een digitale workplace ben je als medewerker niet meer afhankelijk van de faciliteiten die er op kantoor te vinden zijn. Alle benodigdheden voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn in de digitale werkplek te vinden. Op deze manier is het gewoon mogelijk om vanuit huis je werk efficiënt uit te voeren. Bijkomend voordeel hierbij is dat je ook niet afhankelijk bent van een specifiek tijdstip. Natuurlijk meetings en vergaderingen gaan gewoon door, maar met behulp van een digital workplace heb je ten alle tijd toegang tot de benodigde digitale arbeidsvoorzieningen.

                         

                        Deel gemakkelijk en snel kennis

                        Met behulp van een digital workplace is het mogelijk om projecten / notulen / verslagen eenvoudig vast te leggen. Omdat al je collega’s toegang hebben tot dit digitaal informatiecenter kan kennis gemakkelijk binnen je organisatie worden verspreid. Collega’s kunnen profiteren van ervaringen, kennis en expertise opgedaan tijdens eerdere projecten.

                         

                        Raadpleeg collega’s

                        Jij bent samen met al je collega’s aangesloten op de digitale werkomgeving. Op deze manier heb eenvoudig toegang tot alle bestanden die zij uploaden en is er altijd wel een collega die antwoord kan geven op het vraagstuk waar jij mee worstelt. Binnen een digital workplace zit ook vaak een smoelenboek opgenomen, hier kan je in enkele clicks de contactgegevens van welke collega dan ook opvragen. Nieuw contact is zo gelegd!

                         

                        Alle software in 1 omgeving

                        Vaak wordt er binnen een organisatie gebruik gemaakt van verschillende software pakketten. Een beetje digital workplace heeft de mogelijkheid om koppelingen te maken naar deze pakketten. Zo kun je voor alle arbeidsprocessen terecht in deze ene omgeving, middels interne portalen is het ook mogelijk om bijv. bij je salarisverwerkingspakket te komen.

                         

                        Betrokken en tevreden werknemers

                        Met een digital workplace zijn je medewerkers altijd en overal verbonden met je organisatie. Dit draagt bij aan verbetering van de medewerkersbetrokkenheid. Bedrijfsnieuws, evenementen of ander updates kunnen snel gedeeld worden met alle collega’s. Medewerkers kunnen op deze manier snel schakelen bij koerswijzigingen binnen de organisatie. In sommige gevallen is er binnen een digital workplace ook een tijdlijn opgenomen. Hierop kan op het wat informelere manier intern gecommuniceerd worden, zo draagt de digital workplace eraan bij om medewerkers tevreden, betrokken en gemotiveerd te houden.

                        De digitale werkplek van COMTO

                        COMTO is de aanbieder als het gaat om een unieke digital workplace. De digitale werkplek van COMTO biedt voor alle gebruikers alle handvatten die nodig zijn om hun werk goed uit te kunnen voeren. De digital workplace van COMTO is zowel via mobiele devices als via desk-en laptop te bereiken. Zo zijn alle medewerkers 24/7 en overal verbonden met zijn/haar organisatie.

                        Uit eerdere klantcases is dan ook gebleken dat de bedrijven die gebruik maken van de digital workplace van COMTO significant verhogende medewerkers betrokkenheid en tevredenheid ervaren. Dit ontstaat mede door de vormgeving van COMTO, de (web)applicatie is gebruikersvriendelijk vorm gegeven om de drempel voor de ingebruikname bij nieuwe gebruikers zo laag mogelijk te houden. Binnen COMTO is het ook mogelijk om koppelingen te maken met andere software systemen (bijv. voor het ophalen van loonstroken of het indienen van declaraties). Op deze manier omvat de digitale werkplek van COMTO alle benodigdheden voor werknemers om hun werkzaamheden succesvol uit te voeren.

                        Benieuwd wat COMTO als digital workplace concreet voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk dan onze Interne communicatie app.

                        Blijf op de hoogte!

                        Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.


                          Social intranet

                          Hoe een social intranet bijdraagt aan de productiviteit van jouw medewerkers

                          Hoe een social intranet bijdraagt aan de productiviteit van jouw medewerkers

                          Social Intranet & Productiviteit

                          ‘Tijd is geld’ is een welbekende uitspraak. De gemiddelde werkdag in Nederland duurt 8 tot 9 uur. Het is dus van zowel voor werkgever als voor werknemer belangrijk om deze tijd zo ‘nuttig’ mogelijk in te vullen. Werkgevers eisen van hun werknemers dat deadlines gehaald worden. Andersom willen werknemers uitgedaagd worden tijdens hun werktijd. Ze willen zich ontwikkelen op de werkvloer en hebben vaak de ambitie om door te groeien. Aan beide kanten bestaat een bepaalde behoefte, wat kun je als werkgever doen om deze beide behoeftes in balans te brengen. In de ideale situatie is de medewerkers 8-9 uur per dag gemotiveerd om zich in te zetten voor een project waarbij hij/zij de kans heeft om zichzelf te ontwikkelen. De praktijk toont echter aan dat dit er in de realiteit anders aan toe gaat. The Ken Blanched Companies publiceerde een werknemersonderzoek waaruit 2 schokkende inzichten naar voren kwamen:

                          Met deze informatie in het achterhoofd is het voor werkgevers interessant om te kijken hoe ze de productiviteit van hun medewerker kunnen verhogen. In deze blog wordt dé optie om de productiviteit te verhogen behandeld: een social intranet.

                          Wat heeft er allemaal invloed op de productiviteit van je medewerkers

                          Voor de beperkte productiviteit op de werkvloer zijn volgens financieel management een aantal oorzaken aan te wijzen. De resultaten van een onderzoek gehouden onder een aantal grote bedrijven in verschillende landen van Europa toonde aan dat het merendeel (19% van de respondenten) een slecht management de schuld gaf van de beperkte productiviteit. Andere oorzaken die naar voren kwamen uit het onderzoek zijn:

                          • Systemen en processen die niet naar behoren functioneren (18%)
                          • Inefficiënte technologie (15%)
                          • Collega’s die voor teveel afleiding zorgen (14%)

                          Deze resultaten tonen aan dat het merendeel van de werknemers verschillende oorzaken ervaart die leiden tot een gebrek aan productiviteit. Naast factoren die inherent zijn aan negatieve beïnvloeding van de productiviteit zijn er ook factoren die de medewerker helpen om juist productiever te gaan werken. Hierbij gaat het om slimme tactieken die jou helpen bij het creëren van een optimaal werkklimaat op kantoor. Voorbeelden hiervan zijn:

                          • Kleurgebruik in verschillende ruimtes op kantoor kan zeer bruikbaar zijn. Zo is het aan te raden om de ruimte een kleur te geven die haar doel versterkt:
                            • Zo draagt blauw bij aan concentratie en is dit dus de ideale kleur voor een ruimte waar de mensen analytisch moeten denken.
                            • De kleur geel staat voor creativiteit, een ruimte waarin gebrainstormd wordt zou dus idealiter van de kleur geel moeten worden voorzien.
                            • Groen staat voor balans, een vergaderruimte zou dus uitermate geschikt zijn om met groene tinten te bedekken.
                          • De temperatuur in een kantoorruimte is ook van belang op de productiviteit. Zo moet het in een kantoor zeker niet te warm zijn omdat medewerkers daar slaperig van worden. 21 graden wordt gezien als de ideale temperatuur. Voldoende frisse lucht op kantoor is daarnaast ook belangrijk, zet dus altijd een raampje open!
                          • Verplichte pauze, een groot aantal mensen slaat de lunchpauze over om door te werken. Je zou zeggen dat hierdoor de productiviteit toeneemt, maar niks is minder waar. Dit werkt juist averechts. Het is wetenschappelijk bewezen dat de hersenen soms een pauze nodig hebben om daarna weer optimaal te functioneren. Stel middag pauzes dus verplicht om de productiviteit te verhogen
                          • Een flexibele tijdsindeling draagt ook bij aan de productiviteit van je werknemers. De ene groep medewerkers is ochtend mensen de andere avond mensen. Vooral avond mensen zijn in de ochtend nog niet zo productief, geef deze de vrijheid en het vertrouwen om flexibel met hun werktijden om te gaan, dit verhoogt de productiviteit.

                          Hoe een modern intranet kan bijdragen aan de productiviteit van je medewerkers

                          Als medewerker van een bedrijf krijg je eens per maand je loon binnen. Op dat moment voel je de financiële waardering vanuit de organisatie waar je voor werkt. Maar voel jij je ook iedere dag trots en gewaardeerd omdat jij of je collega’s mooie, interessante of leuke dingen delen over het bedrijf waarvoor je werkt. Hiervoor biedt een social intranet uitkomst, dit is een online platform waarbinnen al je collega’s verbonden zijn, hun trots uiten en ideeën delen.

                          Veel bedrijven maken hedendaags al gebruik van een soort intranet. Vaak gaat dit om een statisch platform waarbij voornamelijk top-down informatie verstuurd kan worden. Het sociale aspect wat zorgt voor de interactie ontbreekt. Dit is een gemiste kans, dit is namelijk juist de meest krachtige component van het intranet zijn. De mogelijkheid tot liken, reageren of het lezen van nieuwe content draagt bij aan de intrinsieke motivatie van de medewerker om het intranet te blijven bezoeken. Heeft jouw bedrijf nog geen social intranet lees dan hieronder verder wat de voordelen zijn:

                          1. Medewerkersbetrokkenheid is een belangrijke pijler binnen je organisatie. Betrokken medewerkers zijn bereid zich meer in te zetten voor het bedrijf wat de productiviteit verbeterd. Met de hulp van een sociaal intranet en onboarding traject kan de betrokkenheid van de medewerkers worden verhoogd. Met het sociale aspect verhoog je de interactie tussen de collega’s wat direct bijdraagt aan het verbeteren van de band. Door bepaalden aspecten van lopende projecten ook te implementeren op het intranet wordt de drempel om met ‘werk’ bezig te zijn verlaagd.
                          2. Communicatie is binnen bedrijven vaak een uitdaging. Afdelingen of zelfs werkgroepen kunnen na verloop van tijd langs elkaar heen communiceren en volledig in hun eigen ‘bubbel’ terecht komen. Een social intranet kan helpen om deze bubbel lek te prikken. Isolatie van de verschillende groepen wordt doorbroken doordat via het intranet de partijen sneller met elkaar in contact kunnen komen. Het opstellen van strategieën, crowdsurfen van informatie en het oplossen van problemen wordt hiermee bevorderd.
                          3. Samenwerken, uit verbetering van de betrokkenheid en communicatie ontstaat een verbeterde samenwerking. Het functioneren als één team wordt op een positieve manier gestimuleerd door deze facetten. Een social intranet biedt werknemers handvatten om op gestructureerde wijze samen te werken.
                          4. Integreren van werkprocessen. Door verschillende werkprocessen samen te brengen in een toegankelijke online all-in-one omgeving worden werknemers een hoop handelingen bespaard. Via het intranet kan er verlof aangevraagd worden, contact worden gelegd met collega’s, documenten worden opgeslagen, uren worden geregistreerd en evenementen worden georganiseerd. Waar dit in de oude stijl allemaal was ondergebracht op verschillende locaties biedt een social intranet één omgeving waarin dit allemaal mogelijk is. Dit bespaard tijd en verhoogd zo de productiviteit
                          5. Het nieuwe werken. Thuiswerken wordt steeds populairder anno 2019. Met een modern intranet wordt de benodigde informatie vanuit waar dan ook gefaciliteerd. Contact met collega’s kan worden gelegd, documenten kunnen worden uitgelezen en projecten worden ingezien. Alles wat je nodig heb om op elke locatie te werken is te vinden op het social intranet.

                          De website Frankwatching doet regelmatig onderzoek onder werknemers naar de toptaken van intranetten. De insteek van dit onderzoek is te vinden wat de activiteiten zijn waarvoor werknemers het intranet het meest gebruiken. Hieronder is een top 5 lijstje te vinden na aanleiding van het onderzoek van Frankwatching:

                          De toegevoegde waarde van een social intranet voor iedere organisatie

                          Voor een organisatie kan een social intranet verschillende functies hebben. In deze paragraaf gaan we verder in op de 3 voornaamste pijlers van een social intranet. Voor dat je als organisatie met een social intranet begint is het verstandig om vast te stellen wat de doelen zijn die je ermee wilt bereiken. Aan de hand van deze doelen kan je onderzoek gaan doen naar een bijpassend intranet voor je organisatie. Een social enterprise network voorziet een organisatie in verschillende behoeftes, de belangrijkste (meest voorkomende behoeftes) staan hieronder:

                          Social pijler 1: Digital Workplace

                           In essentie is er regelmatig nogal wat constantie over het verschil tussen een digital workspace (of digitale werkplek) en een social intranet. In onze definitie is een digital workspace de gehele set aan tools die een individuele medewerker nodig heeft om zijn/haar werkzaamheden naar behoren uit te voeren. Er zitten dus wel zeker de nodige raakvlakken tussen een social intranet en een digitale workspace maar de termen zijn niet uitwisselbaar.

                          Zodra een social intranet zich richt op het uitvoeren van digitale werkprocessen begeef je al meer op digital workspace terrein. Kort gezegd wanneer er verschillende organisatieprocessen (HR-processen) zitten omvatten in de online omgeving van een social intranet en de omgeving niet alleen meer functioneert voor het sociale aspect (netwerken en community) kun je ook spreken over een digital workspace. Sommige social intranet platformen bieden de beheerders de flexibiliteit om het in te richten als digital workspace platform. Binnen zo’n soort social intranet kan de keuze worden gemaakt om zekere modules te tonen voor verschillende medewerkers. Op deze manier wordt het overzicht behouden wat er voor medewerkers aan bijdraagt om zijn/haar taken efficiënter uit te voeren. Daarbij kan er binnen een social intranet regelmatig een koppeling worden opgenomen naar andere interne organisatiesystemen (zoals bijvoorbeeld uren-registratie) waarmee deze omgeving een daadwerkelijk all-in-one omgeving wordt voor jouw organisatie.

                          Social intranet pijler 2: Informatie beheer

                          Binnen elke organisatie zijn tal van verschillende documenten in omloop. Project informatie van voorgaande projecten, organisatie plannen, bedrijfsprotocollen, richtlijnen met betrekken tot het beleid, bouwtekeningen, administratieve documenten en ga zo maar door. Omdat veel organisaties met lokale opslag schijven werken raakt het overzicht van de documentatie al snel zoek. Methodieken als een digitale bedrijfsbibliotheek bieden hier deels uitkomst, nadeel van zo’n losstaande portaal is dat hier voor elke medewerker unieke accounts dienen te worden aangemaakt en door gebruik van ook vele andere bedrijfsportalen is ook vaak hier het overzicht ver weg.

                          Een social intranet kan hiervoor uitkomst bieden. Binnen één enkele digitale omgeving hebben medewerkers toegang tot alle informatiehuishouding binnen het bedrijf (evenals andere bedrijfsprocessen op bijvoorbeeld HR-gebied). Door middel van een autorisatie systeem kan er onderscheid worden gemaakt in personen die gemachtigde zijn om bepaalde bestanden aan te passen of te plaatsen en andere die slechts de mogelijkheid hebben tot lezen. Daarnaast biedt een social intranet de mogelijkheid om een ‘info-overload’ bij jou medewerkers te voorkomen. Alleen de noodzakelijk informatie wordt getoond aan de doelgroep waar deze voor bestemd is. Je hebt dus als beheerder de kans om de informatie te filteren, dit voorkomt een hoop zoekwerk in verschillende bestand mappen en draagt zo dus bij aan de productiviteit van je medewerkers.

                          Social intranet pijler 3: Netwerken en Community

                           In origine is een social intranet een sociaal platform. Dit betekend dat het platform (ten delen) user-generated content is. De inhoud van een social intranet wordt gevuld door haar gebruikers. De eindverantwoording ligt wel bij een beheerder die beslist of deze content daadwerkelijk geschikt is voor het intranet.

                          Een social intranet maakt communicatie (ook op langere lijnen binnen een organisatie) een stuk laagdrempeliger. In plaats van het sturen van een email is het mogelijk om binnen een social intranet een collega’s op te zoeken in het smoelenboek en deze via zijn/haar contact gegevens (of een chatfunctie) te benaderen. Uit verschillende onderzoeken is dan ook gebleken dat een informele manier van communiceren binnen een social intranet bijdraagt aan de opbouw van zogeheten sociaal kapitaal. Het platform dient als smeermiddel om te komen tot meer inhoudelijk wisseling. Sterker nog, zonder deze informele manier van netwerken zou er niet eens een ‘netwerk’ ontstaan waaruit waardevolle informatie te halen is.

                          Gratis whitepaper

                          Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

                            Het social intranet van COMTO

                            Om de productiviteit van werknemers te verbeteren faciliteert COMTO een dynamische all-in-one omgeving waarbinnen verschillende bedrijfsprocessen gedigitaliseerd zijn. Het social intranet van COMTO is zeer gebruikersvriendelijk vorm gegeven waardoor zoeken verleden tijd is. Vanuit het dashboard kan in een oogopslag worden uitgelezen waar welke informatie te vinden is. Werkprocessen als verlof aanvraag, urenregistratie en declaraties zijn binnen 1 click toegankelijk voor alle gebruikers. Met de belangrijkste processen laagdrempelig toegankelijk wordt er op langer termijn een hele hoop tijd bespaard. In het bedrijfsleven waar de kreet ‘tijd is geld’ niet onbekend is onderstreept COMTO hiermee zijn meerwaarde.

                            Naast het individuele aspect stimuleert het social intranet van COMTO ook de groepsprocessen. Zo kunnen er werkgroepen worden aangemaakt om de verzonden informatie te segmenteren. Daarnaast biedt het met de verschillende document sharing modules de mogelijkheid om bestanden te delen met je community. Met de (facebook-achtige) tijdlijn kunnen er berichten geplaatst worden binnen het intranet. Deze kunnen zowel van formele als van informele aard zijn, net wat gangbaar is binnen jouw organisatie. Met de mogelijkheid tot liken en reageren onder de berichten wordt de betrokkenheid van jouw medewerkers gestimuleerd.

                            Het COMTO Intranet is zowel via de mobiele applicatie als via de desktop bereikbaar. Hierdoor zijn je medewerkers 24/7 met je organisatie verbonden. De samenwerking vanuit verschillende locaties wordt door de handige modules van het COMTO intranet ondersteund. Voor communicatie naar medewerkers bestaat niet meer de noodzaak om de ouderwetse email te gebruiken. Met het moderne intranet weet je al je medewerkers direct met de juiste content op het juiste moment te bereiken.

                            Benieuwd wat het moderne intranet van COMTO voor jouw bedrijf kan betekenen? Vraag dan hier de gratis demo aan. Wij verzorgen geheel vrijblijvend op locatie een presentatie van het COMTO social intranet.

                            (Meer lezen over onze interne communicatie app COMTO bekijk dan het blog overzicht. Benieuwd hoe u uw intranet 2020 ready maakt?)

                            Blijf op de hoogte!

                            Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.


                              Personeelsverloop

                              7 tips voor het beheersen uw personeelsverloop

                              7 tips voor het beheersen uw personeelsverloop

                              Personeelsverloop

                              Personeelsverloop wordt door bedrijven zeer verschillend aangepakt. Waar sommige bedrijven er alles aan doen om medewerkers te behouden biedt Amazon medewerkers aan het eind van elk jaar een vertrekbonus van €5.000,- euro aan. Voel jij je niet op je plaats binnen het bedrijf dan word jij aan het eind van jaar gemotiveerd om je spullen te pakken. Een hoog personeelsverloop is hier inherent aan. Daartegenover staat wel dat je de gemotiveerde werknemers (die niet bereid zijn je bedrijf voor een beetje geld te verlaten) behoudt. Onder personeelsverloop worden alle medewerkers verstaan die in de loop van tijd de organisatie verlaten door ontbinding van de arbeidsovereenkomst.  Dit kan zowel vrijwillig als gedwongen zijn. Hierom kan personeelsverloop worden opgedeeld in 2 categorieën:

                              • Ongewenst personeelsverloop, in het geval van hoge prestaties en lastig overbrengbare kennis word er gesproken over ongewenst/disfunctioneel personeelsverloop.
                              • Gewenst personeelsverloop, bij lage prestaties en weinig overbrengbare tastbare kennis is er spraken van gewenst/functioneel personeelsverloop.

                              Ongewenst personeelsverloop

                              Elke organisatie kent het risico van het verliezen van goed presterend personeel. Dit lijdt binnen organisaties dan ook tot de nodige zorgen. Hier volgt een voorbeeld: Sem Sales speelt een belangrijke sales rol binnen de organisatie, hij weet grote klanten aan de organisatie te binden. Sem beschikt over veel product en saleskennis, is zeer winstgevend, nooit ziek en geliefd binnen de organisatie. Zodoende heeft hij zich ontwikkeld tot een belangrijke steunpillaar van de gehele sales afdeling.

                              Wat zijn de gevolgen voor de organisatie wanneer Sem besluit te vertrekken? In de eerste plaats zullen er verschillende kosten ontstaan. Er moet een vacature worden uitgezet, vervanging worden gezocht, kennis worden overgedragen en een exitgesprek worden gehouden. Daarnaast moet het inwerktraject van de nieuwe medewerker goed worden ondersteund door een effectief onboarding programma. Maar ook op langer termijn kan dit gevolgen hebben voor de organisatie, de gehele sales afdeling kan onder druk komen te staan vanwege onhaalbare targets. Dit kan in het ergste geval leiden tot gedemotiveerde medewerkers, hoger verzuimratio en nog meer ongewenst verloop.

                              Gewenst personeelsverloop

                              Eerder werd ook al genoemd dat bij uitstroom van gewenst personeel bedrijven relatief weinig kennis verliezen. Daarnaast presteerde deze medewerker waarschijnlijk lager dan gemiddeld had hij geen grote assets of resources en gaat er dus eigenlijk weinig toegevoegde waarde voor de organisatie verloren. De kosten die hierbij komen kijken zijn dus op korte termijn beperkt. Op langer termijn kan er zelf winst worden behaald uit gewenst personeelsverloop.

                              Er is dus nogal een verschil voor organisaties tussen gewenst en ongewenst verloop. Maar is het verschil hiervan voor een organisatie te onderscheiden. Hier ligt voor organisaties vaak de crux, het is namelijk niet altijd duidelijk waarom personeelsleden de organisatie verlaten, daarnaast is de reden waarom vaak ook een vraagteken. Een andere issue waar organisaties mee worstelen is het feit dat er vaak maar één uitstroompercentrage wordt benoemd. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen gewenst en ongewenst personeelsverloop. Dit is wel opmerkelijk, de cijfers samen geven namelijk geen valide beeld van het verloop. Vandaar is de eerste tip voor een organisatie om beide cijfers afzonderlijk onder de loep te nemen.

                              Een tweede tip voor jouw organisatie is het vinden van een gezonde balans in het personeelsverloop. Bij de ene organisatie is niks aan hand wanneer er een jaarlijkse uitstroom is van 25%, voor een andere organisatie zou dit funest zijn. Uiteindelijk zal elke organisatie moeten zoeken naar een gezonde balans, voornamelijk op financieel vlak.

                              7 voornaamste oorzaken van personeelsverloop

                              De oorzaken van personeelsverloop zijn vaak heel uiteenlopend. Echter is elke redenen een goede reden. Als werkgever heb je hier geen invloed op. In onderstaande lijst zijn de 7 voornaamste redenen van personeelsverloop opgesomd:

                              1. Tevredenheid over de huidige werkgever

                              Tevredenheid over de huidige werkgever of de te verrichten werkzaamheden bepalen in grote mate of iemand wilt vertrekken. Zit de tevredenheid in een neergaande spiraal dan is de kans groot dat een medewerker wil vertrekken. Als werkgever is belangrijk om een medewerker de nodige uitdaging in zijn werk te blijven bieden. Zolang deze medewerker de kans heeft om zichzelf intern te blijven ontwikkelen zal hij zich meer verbonden voelen aan het bedrijf. Door een medewerker groeiperspectief te geven blijft deze ook intrinsiek gemotiveerd om elke dag het beste uit zichzelf te halen.

                              1. De huidige functie voldoet niet meer aan de wensen

                              Wanneer je als medewerker bij een bedrijf begint wordt het over het algemeen beter geaccepteerd om in de eerste periode de ‘minder uitdagende taken’ te verrichten. Als medewerkers van een nieuw bedrijf zul je immers niet direct instappen in je droombaan. Hier groei je in de loop van de tijd naartoe, dit is een stapsgewijs proces wat door de werkgever gefaciliteerd moet worden. Toch komt het ook voor dat je als medewerker vastgeroest komt te zitten in een bepaalde functie die je naar eigen inzicht ontgroeid bent. Wanneer hier sprake van is stijgt de medewerker ontevredenheid. Om dit te voorkomen zal er groeipotentie moeten worden gecreëerd voor een medewerker, zelfontplooiing is immer de hoogst haalbare tevredenheidsfactor (volgens A. Maslow).

                              1. De hoogte van het salaris

                              De hoogte van het maandelijkse loon is een belangrijk waarderingsmoment elke maand. Biedt de loon de juiste financiële stabiliteit voor de medewerker. Wanneer dit niet het geval is wordt de kans groot dat de medewerker besluit op korte termijn opzoek te gaan naar een baan die beter betaald. Voor medewerkers is het belangrijk om een realistisch financieel groeiperspectief te hebben. Dit is bijvoorbeeld mogelijk door een jaarlijkse loonsverhoging aan te bieden van €100,-. Zo stimuleer je werknemers om voor een langere periode bij jou in dienst te blijven. Daarnaast kan er ook met secundaire arbeidsvoorwaarden gespeeld worden om het totaal plaatje financieel aantrekkelijk te maken voor de werknemer.

                              1. Onprettige werksfeer of de werkvloer

                              Ontstaat er op de werkvloer veel onderlinge frustraties? Dan draagt dit vaak niet bij aan een prettige werksfeer. Dit is wel noodzakelijk voor het maximaal presteren van jouw medewerkers. Wanneer mensen een matige werksfeer ervaren hebben zij last van extra stress en mindere prestaties. Dit resulteert vaak in verzuim, houdt deze onprettige sfeer langer aan dan kunnen medewerkers zelfs besluiten om te vertrekken. Als je als werkgever een slechte werksfeer wilt doorbreken begin dan bij de basis: Goede interne communicatie. Medewerkers die gehoord worden voelen zich prettiger. Vier je bedrijfssuccessen en organiseer regelmatig een bedrijfsevenement, een Vrijmibo, een teambuildingsactiviteit of wandeling tussen de middag kunnen allen bijdragen aan een verbetering van de personeel cohesie.

                              1. Persoonlijke oorzaken

                              Externe bedrijfsfactoren kunnen ook van invloed zijn op jouw personeelsverloop. In principe liggen deze factoren buiten de controle van de werkgever. Toch gebeurd het vaak dat voornamelijk vrouwen in de tijd van de zwangerschap en daarna aangeven zich niet meer aangetrokken/gemotiveerd te voelen voor een fulltime baan. Dit is natuurlijk begrijpelijk, echter is dit onder vrouwen met een leeftijd tussen de 30-40 veruit de belangrijkste verloopoorzaak. Met leeftijd valt een andere persoonlijke verloop oorzaak te noemen, mannen in zwaar belastende branches (zoals bouw en installatie) gaan bijvoorbeeld vaak vervroegd met pensioen. De pensioensleeftijd al dan niet vervroegd is veruit de belangrijkste verloop oorzaak.

                              1. Gebrek aan de juiste coaching en feedback

                              Bij sommige bedrijven worden medewerkers constant in het diepe gegooid. Zij krijgen in beperkte mate voorlichting en horen vrijwel nooit iets over hun functioneren tenzij het mis gaat. Het is natuurlijk van belang om je medewerkers de juiste sturing te geven, dit geldt zowel in positieve als in negatieve zin. Een aantal keer per jaar een functioneringsgesprek is dan ook zeker geen overbodige luxe. Tijdens zo’n gesprek moet er naar een aantal verbeterpunten gekeken worden. Maar ook de positieve punten kunnen niet buiten beschouwing worden gelaten. Je medewerker op het juiste moment waardering tonen houdt hem gemotiveerd om zich op dagelijkse basis in te zetten voor jouw organisatie.

                              1. Betrokkenheid

                              De betrokkenheid van de medewerkers bij jouw organisatie is een mooie indicator van hun tevredenheid. Zijn zij elke dag op tijd op hun werk, verzuimen ze niet te vaak en zijn ze toegewijd aan hun werkzaamheden? Dan is de kans groot dat ze zich op hun plek voelen binnen jouw organisatie. Echter ontbreekt de nodige betrokkenheid ook vaak bij medewerkers, om dit te verbeteren kunnen er verschillende handvaten aangegrepen worden:

                              • Een goed gestructureerd onboarding traject, zo landt je medewerker vanaf dag 1 goed binnen de organisatie. Hij/zij wordt een warm welkom geheten en de verwachtingen worden vanaf het eerste moment goed uitgelegd. Zo voorkom je in een later stadium ruis op de lijn en voelt de medewerker zich vanaf het eerste moment betrokken bij de organisatie.
                              • Met gebruik van een interne communicatie tool kan de medewerkersbetrokkenheid worden gestimuleerd. Een sociaal intranet is een excellent voorbeeld hiervan, hiermee zitten al je medewerkers verbonden in een werk gerelateerde online omgeving. Hierbinnen kunnen gehaalde targets worden gedeeld plus het stimuleert medewerkers om wat informeler met elkaar te communiceren. Met zo’n sociaal intranet zorg je ervoor dat de organisatie dichter bij de medewerker komt en visa versa. Medewerker en organisatie zijn 24/7 verbonden door middel van een web of mobile bassed app waarmee de betrokkenheid een boost krijgt.

                              Gratis whitepaper

                              Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

                                De kosten van het verloop van personeel

                                Personeelsverloop kost vaak meer als in eerste instantie gedacht wordt. Als manager van een bedrijf is het altijd lastig om een nauwkeurige inschatting van deze kosten te maken. De kosten die hierbij komen kijken zijn meestal niet op het eerste gezicht duidelijk. Dit komt omdat er naast directe kosten (zoals investeringen van tijd, administratief werk en vervanging van de medewerker) ook op langer termijn nog kosten voorvloeien uit het verloop.

                                De opsomming van de kosten worden onderverdeeld in 4 categorieën, namelijk:

                                1. Het vertrek, de kosten hiervan kunnen concreet uiteengezet worden in opnieuw 4 categorieën
                                  • Outplacement kosten
                                  • Juridische kosten
                                  • De tijd die door verschillende (oud)collega’s wordt besteed aan het vertrek van de desbetreffende medewerker.
                                  • Het uitvoeren van exit interviews

                                 

                                1. De vervanging, de volgende stap in het proces is om de medewerker daadwerkelijk te gaan vervangen, aan dit proces zitten ook de nodig kosten verbonden:
                                  • Werving via advertenties
                                  • Vergoedingen, marges of bonussen die worden betaald aan wervingsbureaus en werving contracten voor uitzendbureaus.
                                  • Kosten van wervers/recruiters intern
                                  • Arbeidsmarkt afhankelijk kosten, in sommige gevallen (meestal bij specialistische medewerkers) worden zij gemotiveerd bij de organisatie te komen door een bonus in het vooruitzicht te stellen.
                                  • Kosten in de vorm van tijd van de afgenomen interviews met de sollicitanten. (hierin worden bijv. ook de reiskostenvergoeding die de sollicitant krijgt in meegenomen.)
                                  • Kosten die bij de testing van de sollicitanten komen kijken, dit kunnen psychische of persoonlijkheidstesten zijn die afgenomen worden in een abonnementsmodel.
                                  • Administratieve kosten die komen kijken bij de selectie procedure van de sollicitanten (denk hierbij aan emailcontact, maken van inschrijf, bedankt of afwijzingsbrieven, etc.)
                                  • Tijd die besteed wordt door het management met het sollicitatiegesprek zelf.

                                 

                                1. Het inwerken, de volgende fase in het proces is de inwerkingsfase. Medewerkers komen namelijk niet 100% productief een bedrijf binnen, eerst moeten zij de organisatiecultuur leren kennen voordat zij op de top van hun kunnen meedraaien in de organisatie. De concrete kostenposten die bij dit proces komen kijken zijn:
                                  • Het ontwikkelen en uitvoeren van een onboarding programma
                                  • Bijscholing of zelfs specialistische opleidingen die nodig zijn om de nieuwe medewerker in staat te stellen zijn werkzaamheden goed uit te kunnen laten voeren.
                                  • Managementtijd van collega’s die wordt geïnvesteerd om de nieuwe collega goed kunnen functioneren in hun nieuwe functie.

                                  

                                4. kosten gerelateerd aan de effecten van het verloop, hier gaat het om kosten die ontstaan door het wegvallen van een vaste arbeidskracht op de werkvloer zelf, voorbeelden hiervan zijn:

                                  • Ontevreden klanten met als gevolg minder orders
                                  • Verlies van deskundigheid en kennis
                                  • Demotivatie onder de collega’s
                                  • Mogelijke uitval van andere collega’s door de toegenomen werkdruk
                                  • Productiviteitsverlies (de werkzaamheden van de vertrokken medewerker blijven liggen of andere medewerkers moeten hiervoor bijspringen waardoor hun eigen werkzaamheden niet meer af komen).
                                  • Mogelijke imagoschade binnen de markt

                                Onderzoek Havard

                                Volgens een onderzoek van Havard studenten Heater Boushey en Sarah Jane Glyn zijn gemiddelde kosten die komen kijken bij personeelsverloop 21% van het jaarlijkse inkomen van de desbetreffende persoon. Zij kwamen tot deze conclusie naar de bestudering van ruim 30 studies naar de kosten van personeelsverloop. Kanttekening die hierbij gemaakt dient te worden is dat het hier om een gemiddelde gaat. Medewerkers met een lage scholing zijn gemakkelijker en goedkoper te vervangen als medewerkers in posities waar complexe vaardigheden vereist zijn. De kosten van het verloop van medewerkers kan volgens deze studie variëren tussen de 6% en 213% van het jaarsalaris. Bij dit soort absurde percentages gaat het voornamelijk om echte ‘people’ managers of bestuurder met echt hart voor de organisatie.

                                Kosten personeelsverloop in cijfers

                                In voorgaande paragraven zijn alle kosten in woorden uiteengezet. Dit zijn een hoop verschillende kosten, maar hoe hoog zijn de kosten nu daadwerkelijk wanneer dit wordt uitgedrukt in cijfers. Het gemiddelde salaris in Nederland ligt rondom €2.900,- per maand, als hier wordt uitgegaan van een kosten ratio van 21% van het jaarsalaris komt dit uit op ruim €7.300,- euro aan kosten per ongewenst verlopende medewerker.

                                Hoe kan COMTO ondersteuning bieden in het verloop van personeel?

                                Zoals in de vorige paragraaf beschreven is een interne communicatie app een van de handvatten die jouw bedrijf kan aangrijpen om het personeelsverloop te controleren. Het sociaal intranet van COMTO kan voor organisaties op verschillende manieren bijdragen aan de betrokkenheid van medewerker binnen een organisatie. Naast het feit dat de COMTO communicatie app zowel web als mobile bassed is, en medewerkers dus ten alle tijden hierop kunnen inloggen, zitten er ook een aantal zeer praktische modules in de digitale COMTO omgeving. Een van deze modules is een interactieve tijdlijn waar zowel medewerkers als management op kunnen posten, liken en reageren. Door gebruik te maken van deze tijdlijn hebben alle gebruikers de mogelijkheid om informatie te delen binnen de organisatie.

                                Buiten de tijdlijn zijn er ook een groot aantal bedrijfsprocessen gedigitaliseerd in de COMTO omgeving. Zo is de app o.a. te gebruiken om verlof aan te vragen, documenten te delen, evenementen te plannen of het aanvragen van een gesprek. Op deze manier worden deze processen laagdrempelig gefaciliteerd in een gebruikersvriendelijke fancy omgeving.

                                Benieuwd wat COMTO kan betekenen voor het personeelsverloop binnen jouw organisatie bekijk dan hier onze interne communicatie app.

                                Blijf op de hoogte!

                                Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.


                                  E-learning

                                  Personeel bijscholen

                                  Personeel bijscholen & E-learning

                                  Huidige situatie op de arbeidsmarkt

                                  Door de toenemende krapte op de arbeidsmarkt wordt het voor werkgevers steeds interessanter om te kijken naar de mogelijkheden om eigen personeel bij of om te scholen wanneer er een vacature ontstaat. Voor het 8ste kwartaal op rij is het aantal vacatures in Nederland toegenomen en is de werkeloosheid gedaald. Gevolg van deze toenemende krapte in deze tijd van hoogconjunctuur zijn stijgende lonen. Tijdens afgelopen december en januari stegen de gemiddelde cao-lonen in het bedrijfsleven met respectievelijk 2,9% en 3,4%. In de afgelopen tien jaar zijn de loonstijgingen nog nooit zo groot geweest. Dit terwijl de inflatie juist daalde van 2,7% naar 1,7%, de koopkracht van werkende Nederlanders neemt zo de afgelopen periode significant toe.

                                  Met deze informatie in het achterhoofd wordt het voor werkgevers steeds lastiger om open posities vervuld te krijgen door werknemers met de juiste kennis en vaardigheden. De bouwsector is een van de branches die de afgelopen jaren te maken had met een steeds verder oplopend personeelstekort. Ondanks dit personeelstekort wist de sector de afgelopen jaren toch een flinke groei te realiseren. Zo groeide de sector in 2018 met maar liefst 6,5% en in 2019 met ruim 5,0%. Midden 2019 kwam echter de stikstofuitspraak van de Raad van state waarna ruim 18.000 bouw projecten stil kwamen te liggen. Later in 2019 kwam daar nog eens de PFAS-problematiek bij waardoor de groei verder stagneerde. In 2020 zullen we de vruchten plukken van deze struggles in voorgaande jaren, volgens de prognose van de Rabobank valt de groei van de bouwsector terug naar 0,5% in 2020.

                                  Arbeidssituatie in de bouwsector

                                  Het personeelstekort is de afgelopen jaren een terugkerend probleem geweest binnen de bouwsector. Sinds de groei van de sector na de recessie in 2014 is de vraag naar goedgeschoold personeel steeds verder toegenomen. Dit leidde tot een hoogtepunt van krapte van maar liefst 20% op de bouwarbeidsmarkt in de zomer van 2018. In 2019 is deze krapte echter geslonken door de ontstane problematiek rondom de verschillende milieu kwesties. In 2020 dient er een verduurzamingsslag gemaakt te worden, om de duurzaamheidsdoelstelling te halen. De bouwsector lijkt hier echter nog niet klaar voor. De inflexibiliteit van het opleidingssysteem ligt hier ten grondslag aan. Startend werkende in de bouw zijn niet genoeg geschoold op de nieuwe technieken met o.a. warmtepompen, domotica of prefab daken. Het vakonderwijs van de bouw loopt achter op deze moderne technieken wat ertoe lijdt dat er op het gebied van deze duurzame technieken een arbeidstekort ontstaat. Zonder genoeg specialisten in deze nieuwe beroepen zal Nederland niet in staat zijn om meest innovatieve technieken toe te passen. Uit onderzoek van werkgevers in de bouw en installatie sector komt naar voren dat tussen de 35% en 54% van de medewerkers extra training nodig heeft om aan de Europese doelstellingen te voldoen.

                                  Voordelen van bijscholing van personeel

                                  Bij werkgevers heerst er nog wel eens bepaalde angst voor het bijscholen van personeel. Zij zijn bang dat goed geschoolde werknemers zullen vertrekken naar een aantrekkelijkere baan. Deze angst is echter niet gegrond. Uit onderzoek blijkt dat ontwikkelde en getrainde werknemers loyaler en productiever zijn. Ongewenst personeelsverloop wordt dus juist terug gedrongen omdat de loyaliteit van de werknemers toeneemt wanneer de werkgever bereid is in hem/haar te investeren. Bijgeschoolde werknemers raken gemotiveerder en halen meer plezier uit hun werk, daarbij neemt de medewerkersbetrokkenheid toe. Bijscholing heeft dus een positieve uitwerking op verschillende invloedrijke organisatorische aspecten wat uiteindelijk zal lijden tot betere bedrijfsresultaten.

                                  Concreet gezegd heeft bijscholing vele voordelen voor de organisatie hieronder volgt een opsomming van een aantal van deze voordelen:

                                    1. Flexibel inzetbaar

                                  Goed geschoold personeel is beter op de hoogte van de ontwikkelingen binnen een organisatie. Je kunt ze opleiden tot deskundige specialisten of hun kennisdiversiteit verbreden tot andere functies en disciplines. Dit is handig wanneer een collega voor korte of langere tijd absent is. Door de brede inzetbaarheid van je personeel heb je altijd iemand achter de hand die een gat kan opvullen.

                                  1. Productiever

                                  Geschoold personeel is productiever, zij kunnen uit een breder kennisreservoir tappen voor het uitvoeren van bepaalde taken. Ook voor taken die buiten het ‘standard’ functiepakket vallen kunnen zij inspringen. Daarbij zijn zij met de opgedane kennis in staat om hun standard taken vlotter en effectiever uit te voeren.

                                  1. Betere klantervaringen

                                  Bijgeschoold personeel is beter in staat de klanten te helpen. Zij weten niet alleen alles van hun eigen vakgebied maar zijn ook op de hoogte van promoties, acties of de verschillende producten die de organisatie aanbied. Daarnaast zijn zij door hun brede expertise in staat om de klanten beter te helpen, dit komt de klantervaring en loyaliteit ten goede.

                                  1. Minder personeelsverloop

                                  Zoals in bovenstaande paragraaf al even aangehaald, neemt de loyaliteit van werknemers toe naarmate zij zien dat de werkgever bereid is in hen te investeren. Deze bijgeschoolde personeelsleden groeien binnen de organisatie en voelen de potentie die werkgevers in hen zien. Dit heeft als gevolg dat zij gemotiveerder raken om zich maximaal in te zetten voor hun organisatie. Bijkomend voordeel van het verlagen van het personeelsverloop is dat de organisatie ook minder vaak op zoek hoeft naar nieuw personeel. Zoals te lezen in de blog over personeelsverloop is dit vaak een kapitaalintensief traject. Daarbij komt nog eens kijken dat het onboarding proces van nieuwe medewerkers vaak redelijk tijdrovend is en medewerkers pas na 6 weken tot soms zelfs een jaar net zo productief zijn als zijn/haar voorganger.

                                  1. Snel schakelen / actueel

                                  Binnen organisaties doen er zich regelmatig situaties voor waarbij snel geschakeld moet worden. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarbij er een nieuwe strategische koers gevaren gaat worden of een nieuwe productlijn wordt gelanceerd waarover medewerkers moeten leren. Met cursus/training modules breng je de medewerkers binnen no-time weer up-to-date.

                                  Maak gebruik van technologische hulpmiddel voor bijscholing!

                                  Nederland is Europees gezien een van de landen die het beste op weg is met het opleiden van zijn beroepsbevolking. Echter valt er absoluut nog winst te behalen als er gekeken wordt naar de manier waarop. In de moderne tijd zijn boeken gedateerd en is E-learning de ‘go-to’ manier op om je personeel bij te scholen. Online zijn er diverse E-learning methodes te vinden, zo worden er online massaal webinars, cursussen en trainingen aan geboden. De kwaliteit van de verschillende aangeboden programma’s is vaak nogal uiteenlopend. In de ideale situatie is een bepaalde E-Learning module beschikbaar in het bedrijfsintranet, op deze manier kan personeel gemakkelijk (in één omgeving) bijgeschoold worden wanneer hier behoefte aan is.

                                  Wat is E-learning

                                  Online trainingen worden voor veel organisaties steeds interessanter. Helemaal met de huidige Coronacrisis in het achterhoofd worden het gebruik van de online kanalen steeds noodzakelijker. Werknemers kunnen immers niet meer naar bepaalde locaties komen om daar gezamenlijk een training te volgen, online is het nieuwe werken. Bij een online training wordt er gebruik gemaakt van een online platform (dit kan een website of online community zijn) dat zo is ingedeeld dat er een E-learning omgeving wordt gecreëerd. Vaak bestaat zo’n omgeving uit 2 onderdelen:

                                  • Les gedeelte, dit kan vorm krijgen uit op verschillende manieren. Zo werken veel E-learning modules met instructie video’s. Trainees dienen hierbij goed op te letten en de belangrijke kennis tot zich te nemen. Video’s kunnen op meerdere manieren worden ingezet, voorbeelden hiervan zijn webminars, tutorials en interactieve video’s. Deze laatste is op dit moment booming, trainees hoeven niet eerst een gehele video van een kwartier te kijken maar video, les en toetsing van kennis lopen eigenlijk door elkaar heen.
                                  • Toetsing gedeelte, hier kan de opgedane kennis van de trainees getest worden. Vaak gebeurt dit door middel van een digitale toets die voldoende afgerond dient worden.

                                  Waarom E-learning?

                                  Hedendaags is E-learning een uiterst nuttig instrument wat gebruikt kan worden bij verschillende processen binnen een organisatie. Zo wordt E-learning al regelmatig ingezet bij het onboarden of bijscholen van personeel. Hieronder volgt een lijst van de voordelen van het gebruik van E-learning:

                                  • Overal en 24/7

                                  Een van de voordelen van E-learning is dat cursisten de opleiding op een door hun gekozen tijdstip en locatie kunnen volgen. Ze kunnen het traject in eigen tempo doorlopen en hebben 24 uur per dag en 7 dagen per week toegang tot de leeromgeving.

                                  • Eenvoudig te faciliteren

                                  Een ander voordeel van E-learning is dat er niet veel geregeld hoeft te worden op het gebied van praktische zaken. Ja de online training dient eenmalig gemaakt te worden maar over ruimtes, docenten of groepen hoeft allemaal niet nagedacht te worden. Daarbij komt nog eens dat wanneer een online training gecreëerd is deze hergebruikt kan blijven worden zolang deze relevant is.

                                  • Hoog en toetsbaar rendement

                                  Door gebruik te maken van E-learning kun je cursisten continue testen op kennis en voortgang. Gevolg hiervan is dat cursisten over het algemeen een hoog rendement hebben. Resultaten rapporten aan opdrachtgevers is eenvoudig omdat alle data van de cursisten in een oogopslag is terug te zien.

                                  • Tijdsbesparing door adoptiviteit

                                  Bij klassieke training volgen alle cursisten dezelfde training in een hetzelfde lokaal. Hier gaat dus ook per cursist een zelfde hoeveelheid tijd in zitten. Dit terwijl cursisten vaak van verschillenden niveaus zijn. Bij E-learning kan iedere cursist op zijn eigen snelheid door de content heen gaan. Dit resulteert in het feit dat snelle cursisten minder tijd nodig hebben voor de training en langzamere cursisten juist rustig de tijd kunnen nemen om het onderwerp goed te doorgronden. Dit heeft een positief effect op het uiteindelijke slagingspercentage.

                                  Gratis whitepaper

                                  Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

                                    Hoe creëer je een E-learning structuur:

                                    De 5 stappen van het formuleren van een doelmatig E-learning programma:

                                    1. Schrijf alles op wat de cursist moet kunnen na zijn E-learning traject. Maak dit ook zo concreet mogelijk.
                                    2. Schrijf alle stappen op die iemand moet nemen om deze leerdoelen te bereiken. Probeer dit pad zo logisch mogelijk te omschrijven.
                                    3. Verdeel de bedachte stappen op in secties. Secties maken de lesstof overzichtelijker voor de cursisten omdat je gerelateerde onderwerpen bij elkaar bundelt.
                                    4. Zo nu ben je klaar om de lesstof voor de secties te gaan bepalen.
                                    5. Het schrijven van E-learning content. Bij het schrijven van E-learning content is het altijd belangrijk om in gedachte te houden wat het huidige niveau is van de cursisten. Maak je het te makkelijk dan worden ze niet uitgedaagd, maak je het echter te moeilijk dan neemt de kans toe dat cursisten afhaken. Daarom is het aan te raden om je online training op te bouwen van makkelijk naar moeilijk, zorg ervoor dat iedereen die binnen jouw doelgroep valt direct kan aanhaken bij het startniveau. De opvolgende hoofdstukken kun je geleidelijk moeilijker maken, zorg ervoor dat cursisten door opbouwende uitdaging blijven groeien.

                                    Wat COMTO kan betekenen in het bijscholen van je personeel en faciliteren van E-learning

                                    Een van de aanbieders van een E-learning module binnen haar eigen sociaal intranet is COMTO. COMTO is een interne communicatie app die beschikbaar is op zowel de mobiel als de desktop (COMTO is voor al haar gebruikers te downloaden vanuit de App en Playstore). COMTO heeft als visie om medewerkers meer met haar organisatie te verbinden en interne communicatie leuk te maken door er een sociaal aspect aan toe te voegen.

                                    De COMTO app beschikt over verschillende praktische bedrijfsmodules waarmee vele organisatieprocessen gedigitaliseerd kunnen worden. Zo beschikt het sociaal intranet van COMTO over verschillende document modules waarmee kennis gedeeld en gewaarborgd kan blijven binnen de organisatie. Praktisch gezien voor de bouwsector kunnen dit bijvoorbeeld bouw-regelementen, checkbox items of bouwtekeningen zijn. Daarbij is er een tool-box module (gereedschap registratie) beschikbaar binnen de COMTO omgeving. Met deze toolbox-module kan gereedschap eenvoudig geregistreerd worden. Dit kan zowel op collega niveau als op project niveau. COMTO faciliteert met deze module alle handvatten die uw organisatie nodig heeft om al uw bouwtools gestructureerd te documenteren. Daarbij is er ook de mogelijkheid om via de toolbox-module melding te maken van gereedschap dat verdwenen is, schade heeft of gekeurd moet worden.

                                    Tenslotte, wat kan COMTO dan voor uw organisatie betekenen op het gebied van bijscholing. Binnen COMTO is een E-learning module beschikbaar waarmee personeelsleden kunnen worden bijgeschoold. Kennis kan gedeeld worden doormiddel van video’s of documenten waarna de medewerkers getoetst kan worden door middel van een test. Wie niet slaagt zal dit proces moeten herhalen tot dat de tets wel succesvol is afgerond.

                                    Benieuwd wat COMTO voor uw organisatie kan betekenen in het ondersteunen van uw bedrijfscommunicatie? Bekijk dan hier onze interne communicatie app.

                                    Blijf op de hoogte!

                                    Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.


                                      bedrijfscommunicatie

                                      Breng uw bedrijfscommunicatie naar een hoger niveau!

                                      Breng uw bedrijfscommunicatie naar een hoger niveau!

                                      Wat is bedrijfscommunicatie?

                                      Op het gebied van bedrijfscommunicatie kan er onderscheid worden gemaakt tussen interne en externe bedrijfscommunicatie. Bij externe bedrijfscommunicatie staat het begrip imago centraal. Een positief imago is voor bedrijven om vele redenen belangrijk. Dit is namelijk bepalend in de keuze van nieuwe klanten, nieuwe medewerkers of andere partners. Met externe bedrijfscommunicatie worden alle communicatiemiddelen naar buiten bedoeld, een groot deel van deze communicatie bestaat dus ook uit marketing. Factoren als bedrijfslogo’s, huisstijl en de afspiegeling van identiteit en cultuur van het bedrijf hebben invloed op het imago. Deze laatste 2 komen mede voort uit interne communicatie.

                                      Interne bedrijfscommunicatie staat eigenlijk beter bekend als gewoon interne communicatie. Dit is alle communicatie die zich binnen de verschillende afdelingen, collega’s, managementlagen van een bedrijf afspeelt. Ook dit is essentieel voor een bedrijf, zonder goede interne communicatie kunnen namelijk belangrijk bedrijfsprocessen als kennismanagement, onboarding, personeelsverloop en verzuim in het geding komen. Aan de basis van goede interne communicatie liggen 2 informatiefactoren ten grondslag:

                                      1. Taakinformatie, dit is informatie omtrent de te verrichten arbeidstaak, deze draagt bij aan het optimaal uitvoeren van de werkzaamheden.
                                      2. Procesinformatie, deze zorgt ervoor dat werknemers hun werk daadwerkelijk goed kunnen uitvoeren. Juiste overdracht van deze informatie (kennis en expertise) zorgt ervoor dat medewerkers betrokken en gemotiveerd blijven om dit met volle overgave te doen.

                                      Wat zijn de belangrijkste richtlijnen voor goede bedrijfscommunicatie?

                                      Opnieuw maken we in deze paragraaf onderscheid tussen 2 soorten bedrijfscommunicatie (de interne communicatie en de externe communicatie). Om te beginnen zoomen we in op de externe communicatie, wat zijn hierbinnen de belangrijkste facetten die in ogenschouw moeten worden genomen. Op het gebied van communicatie is het zinvol om te weten dat, alle communicatie die er naar buiten wordt gebracht een visitekaartje is voor het bedrijf. Externe stakeholders zien alleen deze communicatie en creëren aan de hand van deze berichten je bedrijfsimago. Bedenk van te voren dus goed wat je met het bedrijf naar buiten wilt brengen. Het gaat hierbij niet alleen om de manier waarop, maar voornamelijk wat de boodschap is die je wilt overbrengen. Voor succesvolle externe bedrijfscommunicatie moet er goed zijn nagedacht over onderstaande factoren:

                                      • Wie is de doelgroep die je wilt bereiken met je externe bedrijfscommunicatie. Wie zijn de mensen die deze doelgroep vormen en wat zijn de facetten die hun identiteit bepalen. Het opstellen van persona’s is een belangrijke stap in het proces om je doelgroep te leren kennen.
                                      • Waar vind ik mijn doelgroep, verschillende groepen mensen zijn via verschillende kanalen te bereiken. Zo bevinden de nieuwe generaties zich voornamelijk op de online platforms (Social media en websites), waarbij de oudere generatie beter te bereiken is via de klassieke mediums. Het kiezen van een bijpassend kanaal is cruciaal voor het bereiken van je doelgroep.
                                      • De boodschap, tenslotte is een passende boodschap bepalend voor het bereiken van je doelgroep. Deze boodschap moet in een passend formaat (video, afbeelding of tekst) de doelgroep die je voor ogen hebt bereiken. Daarnaast moet er bij het bepalen van de boodschap ook worden gekeken naar de manier waarop de boodschap wordt overgebracht. Woordkeuze, schrijfstijl en zelfs lettertype of tekstlengte kunnen al bepalend zijn voor succesvol overbrengen van je boodschap.

                                      Nu we de belangrijkste externe bedrijfscommunicatie behandeld hebben zullen we in het vervolg van dit artikel inzoomen op interne bedrijfscommunicatie. Hieronder worden 4 tips behandeld die een bijdrage kunnen leveren aan het verbeteren van je interne bedrijfscommunicatie.

                                      Gratis whitepaper

                                      Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

                                        Wat kan je als organisatie doen om je bedrijfscommunicatie te verbeteren? 4 concrete tips!

                                        Voor elke bedrijf is interne communicatie een belangrijk aspect. Hier wordt regelmatig mee geworsteld door veel bedrijven. Hieronder volgen 4 concrete tips waarmee je interne bedrijfscommunicatie naar een hoger niveau tilt:

                                        1. Creëer een bedrijfscultuur waarbij er ruimte is voor input vanuit alle lagen van het bedrijf

                                         Iedereen in een bedrijf heeft andere ideeën, kennis en opvattingen. Voor een bedrijf (klein of groot) is het van belang dat alle werknemers het idee hebben dat zij gehoord worden. Gebeurt dit niet dan bestaat de kans dat de medewerkersbetrokkenheid daalt wat kan leiden tot toename van het verzuim. Daarbij hebben medewerkers uit verschillende lagen van de organisatie vaak verstand van verschillende zaken. De kennis uit de onderkant van de organisatie kan bijvoorbeeld zeer relevant zijn voor de management laag van de organisatie. Zonde als deze niet bereikt word! Het creëren van ruimte voor feedback en het organiseren van verschillende sparringsessies binnen een bedrijf heeft een positieve invloed op de kennisdeling en medewerkersbetrokkenheid.

                                        1. Verdeel de verantwoordelijkheden

                                        Zoals in het bovenstaande artikel is te lezen vormt communicatie mede het hart van iedere organisatie. Daarom is het belangrijk om iemand intern aan te stellen die de verantwoordelijkheid voor het soepel lopen van de communicatie op zich neemt. Iemand met communicatie-expertise en goede connecties binnen de verschillende lagen van de organisatie is uitermate geschikt voor deze job.

                                        1. Neem een voorbeeld aan externe communicatie

                                        Als bedrijf kan je voor interne bedrijfscommunicatie gerust een voorbeeld nemen aan de externe bedrijfscommunicatie. Ook binnen het bedrijf bevinden zich vele verschillende persoonlijkheden, vanuit verschillende segmenten van de samenleving. Om deze op de juiste manier met de juiste boodschap te bereiken is het belangrijk dat de verzonden boodschap op de juiste manier bij de juiste mensen terecht komt.

                                        1. Maak gebruik van tools om je interne communicatie in goede banen te leiden

                                        Omdat bedrijfscommunicatie zo’n bepalende factor is voor het succes van je bedrijf zijn er vele tools op de markt te vinden die kunnen bijdragen aan verbetering van de bedrijfscommunicatie. Bekijk de mogelijkheden die er op de markt zijn en kies een tool die het beste bij je bedrijfsvoering past. Verschillende tools hebben verschillende functionaliteiten, als communicatie verantwoordelijke is de keuze van een passende tool bepalend voor het succes van je communicatiebeleid.

                                        Hoe de COMTO app kan bijdragen aan het verbeteren van je bedrijfscommunicatie?

                                        COMTO is een van deze tools, uit eerdere klantcases is bewezen dat COMTO een significante bijdrage kan leveren aan het verbeteren van de interne bedrijfscommunicatie. De COMTO app is zowel via de mobiel als via de desktop te bereiken. De tool is zeer functioneel wanneer je de medewerkers meer wilt betrekken én verbinden aan je organisatie (ook zij zonder vaste werkplek).

                                        De communicatie app van COMTO beschik over verschillende praktische modules die kunnen bijdragen aan het verbeteren van de bedrijfscommunicatie. Naast het feit dat alle collega’s zijn ondergebracht in één digitale omgeving en zo altijd verbonden zijn met je bedrijf. Het sociaal intranet van COMTO beschikt over vele praktische modules. Zo kan er verlof worden aangevraagd via de COMTO app. Tevens beschikt COMTO over diverse documentmodules waarmee gemakkelijk kennis gedeeld en verspreid kan worden. Tenslotte beschikt COMTO ook over een cursus module waarmee medewerkers kunnen worden opgeleid of kwaliteit kan worden gewaarborgd.

                                        Benieuwd wat COMTO voor u kan betekenen in het ondersteunen van uw bedrijfscommunicatie? Bekijk dan hier onze interne communicatie app.

                                        Blijf op de hoogte!

                                        Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.