Verbeter je interne communicatie in met een Sociaal intranet

Wat is een sociaal intranet?

Een sociaal intranet en een privé netwerk wat intern wordt gebruikt door alle medewerkers binnen een organisatie. Via een gateway (inlogportaal) hebben alle gebruikers van het intranet toegang tot deze digitale omgeving. Intranet wordt binnen grote organisaties veel gebruikt om medewerkers informatie te verschaffen óf voor het faciliteren van verschillende bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan het aanvragen van verlof, het indienen van declaraties of het vinden van de contactgegevens van een collega. De integratie van een document management systeem is daarnaast een van de meest voorkomende taken van het intranet. Daarbuiten kan het intranet ook dienen als communicatie platform wanneer er samen gewerkt wordt aan bepaalde projecten binnen de organisatie.

In bijzonder gevallen delen bedrijven hun sociaal intranet met externe partijen (geheel of ten delen). In deze gevallen spreken we niet meer van een intranet maar van een extranet. De behoefte voor een extranet kan ontstaan wanneer een bedrijf projectmatig samenwerkt met externe partijen. Niet het gehele intranet maar slechts een deel hiervan zal dan beschikbaar worden gesteld aan de desbetreffende partij.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van intranet voor uw bedrijf

Met de implementatie van een bedrijfsintranet centraliseer je verschillende bedrijfsprocessen voor jouw medewerkers. Op deze manier kunnen jouw medewerkers efficiënter te werk gaan. Uit het overgrote merendeel van de bedrijfscases is gebleken dat bij organisaties die gebruik maken van enige vorm van intranet de productiviteit onder de medewerkers significant stijgt. Deze toename van productiviteit komt voort uit digitalisatie en centralisatie van de verschillende apps/tools die medewerkers op dagelijkse basis gebruiken. Andere voordelen van een sociaal intranet zijn:

  • Verkorten van de communicatie lijnen. In bedrijven waar medewerkers zich bevinden op verschillende locaties gebeurt het nog wel eens dat er ruis op de lijn ontstaat. Met een communicatieplatform waar alle medewerkers op zijn aangesloten kan er direct communicatie plaatsvinden wat de efficiëntie en ‘fast respons rate’ ten goede komt.
  • Co-creatie, met document managing modules waar toe alle gebruikers van een intranet toegang hebben is het mogelijk om gelijktijdig in één document te werken. Op deze manier kun je voortborduren op andermans ideeën en daar de beste elementen uit selecteren. Ook bij het gebruik van een extranet kan er online samenwerking plaatsvinden, zelfs met partijen die niet direct bij jouw organisatie in dienst zijn.
  • Expertise en kennis delen, voor het gebruik van intranet gaven collega’s van verschillende afdelingen vaak aan niet eens te weten wat voor projecten er liepen op andere afdelingen. Met een sociaal intranet kunnen de resultaten van een project gedeeld worden en kan de vergaarde kennis inzichtelijk worden gemaakt. Zo kan de kennis zich als een olievlek door de organisatie verspreiden wat inspireert of kan leiden tot innovatie.
  • Zoals in een eerdere blog aangehaald hebben mensen behoefte aan waardering en erkenning. Ze willen gezien worden en voor hun prestaties erkenning krijgen. Een social intranet kan hierbij helpen, door middel van dit platform kunnen mensen hun talenten tonen of successen delen. Bovendien kan het ook helpen om de jongere generatie (die is opgegroeid met sociale media) te verbinden aan de organisatie.

Gratis whitepaper

Meer weten over dit onderwerp? Download gratis onze whitepaper.

    Wat zijn de trends voor 2020 op het gebied van sociaal intranet

    Anno 2020 gaat er weer een hoop veranderen op het gebied van interne communicatie en intranet. De ICT blijft zich verder ontwikkelen en de mogelijkheden groeien. Jouw social intranet kan niet achter blijven in deze evolutie. Daarom behandelen we hieronder een aantal trends die in 2020 zeker een rol gaan spelen voor elke intranet gebruiker:

    1. Design en user-experience

    De gebruikers ervaring van het intranet wordt anno 2020 steeds belangrijker. Waar de vindbaarheid van verschillende functies binnen het intranet in voorgaande jaren een van de meest gehoorde gebruikersklachten was, zou dit aankomend jaar anders moeten. De user-experience moet een boost gaan krijgen voor een verbetering van de prestaties van het intranet. Het intranet moet overzichtelijker en gebruikersvriendelijker worden. Nieuwe gebruikers moeten in een enkele oogopslag begrijpen waar ze moeten zijn voor de verschillende bedrijfsprocessen.

    2. Kennismanagement

    Kennismanagement is een belangrijk bedrijfsaspect om de huidige expertise binnen boort te houden. Zelfs wanneer er zekere mate van ongewenst personeelsverloop optreed wil je de huidige kennis binnen de organisatie behouden. De kennis van medewerkers van verschillende afdelingen is vaak zeer uiteenlopend. Maar deze kennis gebundeld draagt bij aan de klanttevredenheid, het verbeteren van het bedrijfsresultaat en het verhogen van het medewerkersmoraal. (Lees ook onze blog over kennismanagement)

    3. Digital employee experience (DEX)

    DEX aka. digital employee experience. In correct Nederlands staat dit voor het gebruikersgemak jouw social intranet. Met de hedendaags grote variëteit aan online tools neemt het belang van een goede adoptie van deze tools onder de medewerkers toe. Wanneer deze niet op de juiste manier gebruikt worden door jouw medewerkers raken ze gedistantieerd, non productief en gefrustreerd. Om dit te voorkomen is een adoptie programma voorafgaand aan in gebruik name een goede optie. Het verspreiden van een handleiding of tutorialvideo kan hier al een oplossing voor bieden. (Vaak wordt een introductie van de bedrijfscommunicatie tool ook al meegenomen in het onboarding proces.)

    4. Risico beperking

    Risico beperking, op een intranet staat een hele verzameling aan bedrijfsgevoelige informatie. Op een data lek zit geen enkele organisatie te wachten. Sterker nog de veiligheid van de data is voor vele organisatie een zwaartepunt wanneer zij opzoek gaan naar een intranet aanbieder. Om de risico’s in te perken en de veiligheid van de privacy gevoelige data te garanderen kan er aan een externe partij worden gevraagd om een certificaat te verlenen. Zij doen in het voorafgaande proces een uitgebreide security check waarbij alle data risico’s worden geïnventariseerd. Mocht een organisatie slagen voor de test dan kan het een certificaat als de ISO 27001 tegemoet zien. Met dit certificaat garandeert de organisatie een zorgvuldige omgang met de data en naleving van de wet en regelgeving.

    Conclusie

    Anno 2020 zijn er dus weer nieuwe eisen waaraan een succesvol intranet moet voldoen. Voornamelijk de effectiviteit van het gebruik van het intranet staan centraal in 2020. Natuurlijk is er ook op het gebied van functionaliteiten nog genoeg innovatie te behalen. Echter staat voor 2020 vooral adoptie van het intranet en efficiënt gebruik ervan centraal. In eerder intranetcases bij ander aanbieders van een intranet oplossing viel op dat het adoptieratio van de applicatie bijzonder laag is. Dit kwam voornamelijk door het feit dat gebruikers van het intranet functies niet konden vinden of dat bepaalde functies helemaal niet werden gebruikt. Om de adoptie van het intranet of de functies te verbeteren speelt gebruikersvriendelijkheid een grote rol. Een overzichtelijke lay-out, heldere sjablonering, en user-tests kunnen hieraan bijdragen.

    2020 sociaal intranet optie: COMTO

    De COMTO intranet applicatie voorziet gebruikers van een gebruikersvriendelijk interne communicatie tool. De app is web en mobile-based en is tegenwoordig ook te downloaden vanuit de IOS en Android store. Op deze manier is de app zeer toegankelijk voor zowel off als on-desk medewerkers.

    Op het gebied van vormgeving loopt de applicatie voor op op haar concurrenten. De huisstijl van de vragende partij wordt opgenomen in de lay-out van de digitale COMTO omgeving. Daarnaast is de fancy app gemakkelijk in gebruik door slim gebruik van sjablonen passende kleuren. Hiermee geeft de COMTO app een boost aan de user-experience en heeft de app een adoptie ratio van maar liefst 95% onder haar gebruikers. Met verschillende modules als document-sharing, verlofaanvraag en een interactieve tijdlijn heeft jouw organisatie alle handvatten om in 2020 ruis op de interne communicatielijn voor te zijn.

    Voor COMTO is de privacy van haar gebruikers een van de belangrijkste speerpunten. Vandaar dat er qua beveiliging van de applicatie niks aan toeval wordt overgelaten. Data encryptie, beveiligde servers en een strikt gecodeerde inlogfunctie zorgen ervoor dat privacy van de gebruikersdata gewaarborgd is. Tevens beschikt de hostingpartij waarmee nauw wordt samengewerkt over een ISO 27001 certificering. Hiermee heeft COMTO alle maatregelen genomen om  gebruikersdata maximaal te beveiligen.

    Benieuwd wat interne communicatie app COMTO kan betekenen voor uw organisatie? Wij zijn bereid om geheel vrijblijvend (en gratis) bij u op locatie (of online) een demo te verzorgen! Interesse? vraag dan hier de gratis demo aan.

    Blijf op de hoogte!

    Op de eerste rij bij nieuwe features en aankondigingen.